Apa itu inventory atau inventaris kantor? Secara umum, arti inventaris adalah daftar yang barang milik kantor yang digunakan untuk mendukung pekerjaan sehari-hari.
Sementara itu, sistem manajemen inventaris kantor adalah sebuah software yang dapat membantu untuk mengelola barang dan memudahkan pelaporan data inventaris secara realtime.
Manajemen inventaris yang baik memastikan bahwa semua aset kantor dikelola dengan efisien untuk memaksimalkan produktivitas.
Oleh karena itu, artikel ini akan membahas tentang sistem manajemen inventaris (inventory management) secara tuntas. Baca terus, ya!
Baca Juga: Apa itu Manajemen Aset, Tujuan, Siklus & Manfaat bagi Bisnis
Pengertian Inventaris Kantor
Inventaris kantor adalah daftar lengkap seluruh barang yang dimiliki kantor, seperti alat tulis, meja, kursi, komputer, printer, dan peralatan lainnya.
Secara sederhana, inventaris kantor berperan sebagai sarana yang dibutuhkan untuk menciptakan lingkungan kerja yang nyaman dan produktif.
Manajemen inventaris yang baik juga membantu perusahaan dalam melacak nilai aset, merencanakan anggaran, dan meminimalkan risiko kehilangan atau kerusakan barang.
Baca Juga: Aset Tetap Adalah: Pengertian, Karakteristik, dan Contoh
Apa itu Sistem Manajemen Inventaris (Inventory Management System)?
Sistem manajemen inventaris adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola, melacak, dan mencatat aset kantor secara efisien.
Dengan sistem manajemen inventaris, perusahaan dapat memantau lokasi dan kondisi setiap aset, memperkirakan masa pakai, serta melakukan perencanaan penggantian atau perawatan barang dengan lebih mudah.
Sistem manajemen inventaris modern berbasis digital kini banyak digunakan karena mampu menyediakan data secara real-time, mengurangi risiko kesalahan pencatatan, serta mempermudah audit.
Baca Juga: Aset Lancar: Arti, Jenis & Bedanya dengan Aset Tidak Lancar
Jenis-Jenis Inventaris Barang Kantor
Untuk mengklasifikasikan daftar inventaris barang kantor, Anda harus mengenali jenis-jenisnya sebagai berikut:
-
Barang Habis Pakai
Kategori ini biasanya memiliki masa pakai pendek dan akan habis setelah digunakan dalam waktu tertentu. Sehingga, memerlukan pergantian secara rutin karena langsung habis setelah pemakaian. Contoh barang habis pakai di kantor adalah kertas, tinta, alat tulis, dan perlengkapan kebersihan.
-
Barang Tidak Habis Pakai
Barang-barang yang dapat digunakan dalam jangka waktu yang lama dan tidak habis meskipun sering digunakan. Inventaris ini biasanya memiliki masa pakai yang panjang dan memerlukan perawatan berkala untuk menjaga kondisi. Contoh barang tidak habis pakai adalah meja, kursi, komputer, printer, dan peralatan elektronik lainnya.
-
Barang Tidak Bergerak
Inventaris yang bersifat permanen dan umumnya tidak dipindahkan dari satu tempat ke tempat lain. Biasanya, barang-barang ini menjadi bagian dari infrastruktur kantor dan memiliki nilai jangka panjang. Contoh barang tidak bergerak meliputi bangunan kantor, rak dinding permanen, dan instalasi listrik kantor.
Baca Juga: Facility Management Software: Pengertian, Manfaat, dan Contoh
Bagaimana Cara Mengelola Inventaris Kantor?
Manajemen inventaris yang baik sangat penting untuk menjaga produktivitas operasional perusahaan. Berikut adalah beberapa cara mengelola inventaris kantor dengan efektif.
-
Melakukan Pencatatan dan Labeling Aset
Setiap aset kantor perlu diberi label atau kode unik untuk memudahkan identifikasi. Dengan pencatatan yang rapi, perusahaan dapat melacak aset dengan mudah serta memastikan setiap barang terinventarisir dengan tepat.
-
Melakukan Stock Opname Secara Berkala
Lakukan proses pengecekan fisik untuk memastikan kesesuaian antara data inventaris yang dicatat dan barang yang ada di lapangan. Melakukan stock opname secara berkala membantu perusahaan menghindari kehilangan atau kerusakan aset.
-
Merencanakan Perawatan Rutin
Aset kantor, terutama peralatan elektronik dan furniture, membutuhkan perawatan berkala agar masa pakainya lebih panjang. Dengan merencanakan perawatan rutin, perusahaan dapat mengurangi biaya perbaikan atau penggantian barang dalam jangka panjang.
-
Mengelola Anggaran untuk Penggantian Aset
Beberapa inventaris memiliki masa pakai terbatas, sehingga perusahaan perlu mengelola anggaran untuk penggantian aset. Dengan perencanaan yang tepat, perusahaan dapat mengatur keuangan secara efisien untuk memenuhi kebutuhan penggantian inventaris.
-
Menggunakan Sistem Inventaris yang Terintegrasi
Dengan menggunakan sistem inventaris yang terintegrasi, perusahaan dapat mencatat, melacak, dan memantau setiap aset secara lebih terorganisir. Sistem ini memungkinkan pemantauan inventaris secara realtime, sehingga risiko kehilangan atau kerusakan barang dapat diminimalisir.
Baca Juga: Memahami Perbedaan antara Asset Management dan Property Management
Kelola Inventaris Kantor Lebih Mudah dengan Bantuan Sistem Manajemen Inventaris Nimbus9!
Inventaris kantor adalah aset yang penting untuk mendukung operasional sehari-hari perusahaan.
Dengan sistem manajemen inventaris kantor terbaik dari Nimbus9, perusahaan dapat mengelola asetnya secara efisien, meminimalkan risiko kerugian, dan memastikan setiap aset terawat dengan baik.
Pengelolaan inventaris yang efektif tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional tetapi juga memberikan keuntungan finansial jangka panjang bagi perusahaan.
Selain itu, sistem manajemen inventaris kantor Nimbus9 memiliki fitur-fitur lengkap lainnya yang mendukung kegiatan operasional kantor lebih efektif dan efisien.
Pelajari fitur-fitur lengkap penunjang kebutuhan kantor Anda dan dapatkan penawaran menarik lainnya dari Nimbus9 di sini!
