Sebagai seorang pebisnis, visitor management system adalah salah satu metode manajemen yang patut Anda ketahui.
Ini merupakan transformasi dari bagaimana pelayanan pelanggan dilakukan secara lebih efisien, khususnya semenjak pandemi terjadi.
Melalui sistem visitor management, Anda dapat memantau arus kunjungan konsumen di kantor atau perusahaan Anda dengan baik.
Untuk selengkapnya mengenai apa itu sistem manajemen pengunjung, yuk simak penjelasan berikut ini lengkap dengan manfaat dan jenis-jenisnya. Check it out!
Daftar Isi
Apa itu Visitor Management System?
Sistem manajemen pengunjung atau juga dikenal dengan sebutan visitor management system adalah alat untuk melakukan efisiensi pengelolaan dan pendataan pengunjung yang datang dan pergi dari suatu lokasi tertentu secara modern.
Sistem ini menggantikan metode konvensional dengan memanfaatkan kemudahan akses media informasi.
Pengunjung tersebut meliputi konsumen Anda, calon pegawai, kurir, atau bahkan saudara Anda sekalipun. Intinya, setiap orang yang bukan merupakan pegawai full-time tergolong sebagai pengunjung.
Adapun fungsi visitor management system adalah untuk meningkatkan keamanan kantor sekaligus memberikan pengalaman baru terhadap konsumen Anda.
Biasanya, sistem ini akan meminta Anda sebagai pengunjung untuk melakukan log-in dan mengisi data diri jika ingin memasuki area tertentu.
Salah satu contoh sederhananya adalah penggunaan scan QR sebelum Anda memasuki sebuah tempat, entah itu rumah sakit, restoran, kampu, supermarket, bioskop, dan berbagai area umum lain.
Jenis-Jenis Visitor Management System
Bisa dibilang, visitor management system adalah alternatif yang dapat memberikan efisiensi dalam mengelola pengunjung dibanding metode konvensional di mana Anda harus melakukan pendataan secara manual.
Sistem ini pun terbagi menjadi dua jenis, yaitu on-premise dan cloud-based. Berikut penjelasannya.
1. Sistem On-premise Visitor Management
On-premise visitor management system adalah suatu metode yang memungkinan perusahaan mengelola sistemnya secara mandiri.
Sehingga, perusahaan sepenuhnya melakukan sendiri pengadaan infrastruktur, pembuatan dan pengembangan fitur, hingga maintenance.
Dalam hal ini, Anda tentu memerlukan tim developer tersendiri untuk melakukannya, namun tentu akan memakan lebih banyak biaya.
Adapun keuntungan dari on-premise visitor management system adalah Anda bisa dengan mudah memonitor setiap sistem di dalamnya.
2. Sistem Cloud-based Visitor Management
Sedangkan, cloud-based visitor management system adalah sistem yang dibuat menggunakan infrastruktur berbasis cloud dari pihak provider.
Artinya, sistem tersebut bisa Anda operasikan secara remote melalui koneksi jaringan internet dari berbagai wilayah.
Melalui sistem manajemen ini, Anda atau tim perusahaan hanya perlu melakukan log-in ke dalam software. Nantinya, segala jenis data akan tersimpan di dalam cloud yang sudah disediakan oleh provider sistem.
Kelebihan dari cloud-based visitor management system adalah Anda tidak perlu menyiapkan biaya besar mengingat pengadaan infrastruktur, pengelolaan, hingga maintenance software sepenuhnya ditangani langsung oleh provider.
Baca juga: Apa itu Manajemen Aset, Tujuan, Siklus & Manfaat bagi Bisnis
Manfaat Visitor Management System
Seperti disinggung sebelumnya, fungsi visitor management system adalah untuk melakukan pengelolaan dan pendataan pengunjung dengan lebih efisien dan terorganisir.
Hal ini tentu akan memberikan banyak manfaat, baik terhadap perusahaan maupun konsumen terkait, seperti:
1. Monitor Lingkungan Kerja Lebih Efisien
Fungsi visitor management system yang paling utama ialah membantu Anda memonitor lingkungan kerja secara efisien dan sederhana dibanding metode konvensional.
Anda jadi bisa mendeteksi setiap orang yang masuk maupun keluar sekaligus memantau siapa saja orang-orang tersebut melalui pendataan pengunjung dengan cepat.
Sehingga, jika suatu ketika terjadi hal-hal tak diinginkan seperti kebakaran, bencana alam, dan sebagainya, sistem ini akan mempermudah perusahaan dalam memproses ataupun melakukan strategi evakuasi.
Sebab, Anda dapat mengakses seluruh data pengunjung di layanan dashboard yang tersedia.
2. Menjamin Keamanan Lingkungan Kerja
Dengan pemantauan yang lebih baik, tentu keamanan lingkungan kerja akan lebih terjamin. Sebab, kerusakan maupun pencurian dapat dicegah dengan sistem manajemen pengunjung.
Perusahaan pun bisa mengenali dengan mudah setiap orang yang ada di suatu area sehingga meminimalisir gangguan dari pihak-pihak tak bertanggung jawab.
Hal ini pada akhirnya juga akan meningkatkan kenyamanan di lingkungan kerja karena keamanan atau jaminan bebas gangguan yang diberikan.
3. Menciptakan Kesan Positif
Manfaat sistem manajemen pengunjung lainnya adalah perusahaan bisa membangun reputasi baik dan kesan positif terhadap para pengunjung karena pelayanan ekstra yang diberikan.
Sistem ini pada akhirnya akan menciptakan kepercayaan setiap orang pada perusahaan dengan melihat ketatnya keamanan yang dilakukan.
4. Solusi Hemat
Bisa dibilang, visitor management system adalah solusi keamanan yang memberikan kemudahaan dan keefisienan kepada perusahaan.
Selain karena fleksibel dan memiliki skalabilitas tinggi, sistem ini juga memenuhi kebutuhan perusahaan hanya dengan investasi yang tak begitu besar.
5. Visitor Analytics
Sistem manajemen pengunjung juga menawarkan Anda sebuah visitor analytics, di mana Anda bisa melihat berbagai insights bermanfaat bagi pengembangan bisnis Anda, seperti mengetahui waktu-waktu yang ramai akan pengunjung.
Dengan begitu, Anda dapat menerapkan strategi marketing secara tepat dan lebih efektif.
Nah, dari pembahasan terkait visitor management system tersebut, pemilik bisnis tentu bisa melakukan pendataan pengunjung dengan sederhana dan fleksibel.
Di samping itu, Anda sebetulnya juga bisa lebih mudah mengelola sistem manajemen perusahaan dengan menggunakan aplikasi, seperti Nimbus9.
Nimbus9 merupakan suatu sistem manajemen dalam bidang properti yang dirancang khusus untuk membantu Anda melakukan pengelolaan properti secara lebih efisien dan efektif.
Ketika menggunakan visitor management system di aplikasi Nimbus9, pengunjung akan diminta melakukan scan barcode, lalu mengisi formulir sekaligus meng-upload ID card.
Nantinya, pengunjung mendapatkan sebuah barcode baru dan bisa langsung diberikan kepada petugas.
Dengan demikian, Anda dapat memonitor data-data pengunjung tersebut secara realtime.
Di samping itu, Nimbus9 juga menerapkan sistem enterprise resource planning (ERP) yang terintegrasi dengan beragam macam aplikasi, mulai dari akuntansi, sistem keuangan, dan sebagainya.
Untuk mengetahui lebih lanjut, jangan ragu mengonsultasikannya dengan menghubungi tim kami. Semoga artikel ini bermanfaat!
Baca juga: Software ERP: Pengertian, Jenis, Fungsi, dan Rekomendasinya