Sebagai seorang pebisnis, visitor management system adalah salah satu metode manajemen yang patut Anda ketahui.
Ini merupakan transformasi dari bagaimana pelayanan pelanggan dilakukan secara lebih efisien, khususnya semenjak pandemi terjadi.
Melalui sistem visitor management, Anda dapat memantau arus kunjungan konsumen di kantor atau perusahaan Anda dengan baik.
Untuk selengkapnya mengenai apa itu sistem manajemen pengunjung, yuk simak penjelasan berikut ini lengkap dengan manfaat dan jenis-jenisnya. Check it out!
Pengertian VMS (Visitors Management System)
Sistem manajemen pengunjung atau juga dikenal dengan sebutan visitor management system adalah alat untuk melakukan efisiensi pengelolaan dan pendataan pengunjung yang datang dan pergi dari suatu lokasi tertentu secara modern.
Sistem ini menggantikan metode konvensional dengan memanfaatkan kemudahan akses media informasi.
Pengunjung tersebut meliputi konsumen Anda, calon pegawai, kurir, atau bahkan saudara Anda sekalipun. Intinya, setiap orang yang bukan merupakan pegawai full-time tergolong sebagai pengunjung.
Adapun fungsi visitor management system adalah untuk meningkatkan keamanan kantor sekaligus memberikan pengalaman baru terhadap konsumen Anda.
Biasanya, sistem ini akan meminta Anda sebagai pengunjung untuk melakukan log-in dan mengisi data diri jika ingin memasuki area tertentu.
Salah satu contoh sederhananya adalah penggunaan scan QR sebelum Anda memasuki sebuah tempat, entah itu rumah sakit, restoran, kampu, supermarket, bioskop, dan berbagai area umum lain.
Baca Juga: Tugas dan Tanggung Jawab Resepsionis Gedung
Jenis-Jenis Visitor Management System
Bisa dibilang, visitor management system adalah alternatif yang dapat memberikan efisiensi dalam mengelola pengunjung dibanding metode konvensional di mana Anda harus melakukan pendataan secara manual.
Sistem ini pun terbagi menjadi dua jenis, yaitu on-premise dan cloud-based. Berikut penjelasannya.
1. Sistem On-premise Visitor Management
On-premise visitor management system adalah suatu metode yang memungkinan perusahaan mengelola sistemnya secara mandiri.
Sehingga, perusahaan sepenuhnya melakukan sendiri pengadaan infrastruktur, pembuatan dan pengembangan fitur, hingga maintenance.
Dalam hal ini, Anda tentu memerlukan tim developer tersendiri untuk melakukannya, namun tentu akan memakan lebih banyak biaya.
Adapun keuntungan dari on-premise visitor management system adalah Anda bisa dengan mudah memonitor setiap sistem di dalamnya.
2. Sistem Cloud-based Visitor Management
Sedangkan, cloud-based visitor management system adalah sistem yang dibuat menggunakan infrastruktur berbasis cloud dari pihak provider.
Artinya, sistem tersebut bisa Anda operasikan secara remote melalui koneksi jaringan internet dari berbagai wilayah.
Melalui sistem manajemen ini, Anda atau tim perusahaan hanya perlu melakukan log-in ke dalam software. Nantinya, segala jenis data akan tersimpan di dalam cloud yang sudah disediakan oleh provider sistem.
Kelebihan dari cloud-based visitor management system adalah Anda tidak perlu menyiapkan biaya besar mengingat pengadaan infrastruktur, pengelolaan, hingga maintenance software sepenuhnya ditangani langsung oleh provider.
Baca juga: Apa itu Manajemen Aset, Tujuan, Siklus & Manfaat bagi Bisnis
Apa Saja Manfaat dari VMS?
Visitors Management System (VMS) menawarkan sejumlah manfaat penting bagi berbagai jenis organisasi. Berikut adalah beberapa di antaranya:
1. Meningkatkan Keamanan
Sistem manajemen pengunjung membantu meningkatkan keamanan dengan memantau siapa yang memasuki lokasi organisasi, serta merekam informasi penting seperti identitas pengunjung dan tujuan kunjungan. Ini membantu mencegah akses yang tidak sah dan memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap kehadiran orang-orang di dalam gedung.
2. Mudah Kelola Akses
Dengan visitors management system, pengelola gedung dapat mengontrol akses ke area-area terbatas. Sistem ini memungkinkan untuk memberikan izin akses sesuai dengan tingkat kebutuhan dan otoritas, serta dapat mengatur waktu akses bagi pengunjung, karyawan, atau kontraktor.
3. Efisiensi Operasional
Menggunakan VMS dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional dengan menyederhanakan proses pendaftaran dan check-in pengunjung. Hal ini mengurangi waktu yang dihabiskan untuk administrasi manual dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya manusia.
Baca Juga: Software Property Management System
4. Pengalaman Pengunjung yang Lebih Baik
Dengan registrasi yang cepat dan lancar, serta interaksi yang minimal dengan petugas keamanan, visitors management system menciptakan pengalaman yang lebih baik bagi pengunjung. Hal ini dapat meningkatkan citra organisasi dan meningkatkan kepuasan pengunjung.
5. Pelacakan dan Pelaporan
Manajemen pengunjung memungkinkan organisasi untuk melacak dan merekam data kunjungan pengunjung secara digital. Ini membantu dalam analisis, pelaporan, dan audit keamanan, serta memudahkan identifikasi pengunjung jika terjadi hal-hal yang melanggar keamanan dan privasi gedung.
6. Kepatuhan Regulasi
Dalam beberapa industri, seperti perbankan atau kesehatan, kepatuhan terhadap regulasi keamanan dan privasi sangat penting. VMS membantu organisasi untuk mematuhi persyaratan hukum dengan merekam dan melindungi data pengunjung sesuai dengan standar keamanan dan privasi yang ditetapkan. Dengan beberapa manfaat di atas, Visitors Management System menjadi solusi yang tepat bagi organisasi dalam menjaga keamanan, meningkatkan efisiensi operasional, dan memberikan pengalaman yang lebih baik bagi pengunjung.
Fitur Visitors Management System Nimbus9
Nimbus9 merupakan aplikasi pengelolaan gedung yang menyediakan fitur visitors management system untuk mengoptimalkan proses kedatangan pengunjung menggunakan formulir digital. Dengan menggunakan nimbus9, kunjungan akan menjadi lebih efisien dan menyenangkan tanpa perlu menunggu lama di antrian. Prosesnya cukup mudah. Pengunjung hanya perlu memindai kode barcode di meja resepsionis, mengisi formulir online, dan mengunggah identifikasi diri. Selanjutnya, petugas akan memberikan kode barcode sebagai tanda konfirmasi.
Saatnya sederhanakan proses manajemen pengunjung, segera unduh aplikasi Nimbus9 melalui Google Play Store dan App Store!