Dari namanya, sudah bisa ditebak bahwa paperless office adalah istilah untuk mengurangi atau meniadakan penggunaan kertas dan beralih ke dokumen digital.
Paperless office dikenal juga dengan sebutan paper-free office. Sistem ini mulai diterapkan di banyak perusahaan besar karena dinilai lebih praktis dan efektif.
Lantas, apa saja kelebihan dan kekurangan paperless office? Pahami lebih lanjut dalam penjelasan berikut.
Apa itu Paperless Office?
Pertama-tama, mari kita pahami sekali lagi tentang apa itu paperless office.
Paperless office adalah sistem yang dibuat untuk mengelola administrasi dengan mengurangi atau meniadakan penggunaan kertas dan berpindah ke sistem digital.
Sementara itu, paperless employee berarti pekerja yang berhasil mengurangi penggunaan kertas dalam operasionalnya.
Peniadaan kertas dalam operasional perusahaan tidak hanya ramah lingkungan, tetapi juga membantu meningkatkan produktivitas dan efisiensi sekaligus menghemat biaya serta memudahkan proses kerja antar divisi.
Anda mungkin sudah biasa membayangkan kantor penuh dengan tumpukan dokumen serta kepentingan persuratan.
Coba pikirkan, berapa banyak kertas yang dibutuhkan dari setiap karyawan di perusahaan tersebut? Hal ini membuat perusahaan perlu membuat anggaran untuk kebutuhan kertas.
Beda halnya jika dokumen-dokumen tersebut berbentuk digital. Anda bisa membuat meja kantor tampak lebih rapi tanpa ada tumpukan kertas menggunung, mengirimkan file ke klien lewat email, dan masih banyak kemudahan lainnya.
Kelebihan Paperless Office
Hingga kini, masih banyak perusahaan yang bertahan menggunakan kertas untuk kegiatan surat-menyurat, materi handout saat meeting, hingga struk pengadaan barang.
Padahal, paperless office adalah sistem yang jika diterapkan memiliki keuntungan di antaranya sebagai berikut.
1. Ramah Lingkungan
Kelebihan paper-free office yang pertama adalah ramah lingkungan. Pasalnya pembuatan kertas bisa berdampak pada menghasilkan gas rumah kaca, deforestasi, dan pemanasan global.
Mungkin recycling dapat mengurangi dampak lingkungan tersebut, namun tidak banyak. Sebagian besar kertas masih dibuang begitu saja. Itulah sebabnya Anda perlu beralih ke paperless.
2. Memudahkan Pencarian Dokumen
Kegiatan seperti merapikan dan mencari dokumen fisik ternyata cukup memakan waktu.
Jika Anda menerapkan sistem paperless, maka pencarian dokumen akan lebih mudah dan Anda bisa melakukan hal lain yang lebih produktif.
Bagaimana tidak, Anda tinggal memanfaatkan fitur yang tersedia di komputer untuk mencari dokumen.
Bahkan ada beberapa software yang menawarkan banyak kemudahan seperti pencarian dokumen dengan cepat.
Anda bisa mencari file dengan hanya satu kali klik, jauh lebih mudah dibanding mencari dokumen fisik di antara tumpukan kertas di laci.
3. Hemat Biaya
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa jika perusahaan masih menggunakan sistem kertas, maka mereka harus menganggarkan biaya untuk pengadaan kertas.
Beda halnya jika menerapkan sistem paperless, perusahaan tidak perlu menganggarkan biaya pengadaan kertas sebab semua dokumen sudah berbentuk digital.
Digitalisasi juga mengurangi ongkos untuk tinta, printer, ruangan, dan waktu kerja karyawan sehingga membuat perusahaan lebih hemat.
4. Hemat Tempat
Tumpukan kertas tentu memakan banyak tempat atau ruang. Belum lagi rak atau laci yang digunakan untuk penyimpanan kertas.
Semakin hari, jumlah kertas akan bertambah sehingga membuat Anda kesulitan mencari dokumen yang diinginkan.
Peralihan menuju sistem digital bisa membuat perusahaan lebih hemat tempat. Pasalnya, seluruh file disimpan dalam sistem penyimpanan khusus seperti cloud atau on-premise server.
5. Memudahkan Berbagi Dokumen
Kelebihan yang tak kalah menarik dari paperless office adalah memudahkan berbagi dokumen.
Aplikasi manajemen dokumen seperti Google Docs atau Google Spreadsheets menawarkan fitur berupa sharing document sehingga Anda dapat bekerja sama dengan tim lain secara lebih optimal.
Fitur ini memungkinkan semua orang yang diberi akses bisa membuka dan mengedit satu dokumen secara bersama-sama melalui internet.
Baca juga: 5 Kelemahan Absen Sidik Jari (Fingerprint), Kurang Fleksibel
Kelemahan Paperless Office
Meski memiliki banyak kelebihan, sistem paperless juga tak luput dari beberapa kekurangan, seperti:
1. Tergantung dengan Internet
Karena semuanya dokumen diakses secara online, maka kelemahan paperless office adalah tergantung dengan koneksi internet.
Apabila di tempat Anda berada sekarang tidak ada koneksi internet, atau laptop Anda rusak, maka pekerjaan tentu akan terhambat.
Namun, guna mengatasi hal ini Anda bisa menyimpan duplikat file penting menggunakan media penyimpanan eksternal seperti flashdisk.
2. Mengganggu Kesehatan
Proses digitalisasi juga membuat kondisi kesehatan menjadi lebih rentan. Misalnya saja, mata mudah lelah karena terlalu lama menatap layar laptop atau komputer.
Hal tersebut dapat dicegah dengan cara bijaksana saat menggunakan perangkat elektronik. Anda bisa beristirahat misalnya setiap 20 menit sekali agar mata tidak tegang.
Tips Menerapkan Paperless Office di Kantor
Nah, jika Anda tertarik menerapkan sistem ini di kantor Anda, maka perhatikan tips berikut.
1. Gunakan Email untuk Kepentingan Persuratan
Pertama, Anda bisa menggunakan email untuk mengirimkan berkas kepada klien atau kolega.
Selain pesan akan sampai saat itu juga, penggunaan email juga membuat Anda lebih profesional dibanding mengirimkan berkas via media sosial.
2. Gunakan Fitur Kalender Sebagai Pengganti Memo
Berikutnya, Anda dapat mencatat dan mengatur agenda setiap jam di kantor menggunakan fitur kalender sebagai pengganti memo.
Setelah itu, hubungkan kalender ke email agar Anda mendapat notifikasi dari setiap agenda tersebut.
3. Gunakan Drive atau Penyimpanan Cloud untuk Berbagi File
Google Drive merupakan salah satu contoh layanan penyimpanan data secara online berbasis cloud.
Anda bisa memanfaatkan fitur ini untuk bertukar file dengan karyawan lain atau mengedit bersama tanpa harus bertatap muka secara langsung.
Terlebih lagi, file yang sudah diedit akan langsung otomatis tersimpan perubahannya.
4. Beralih ke Data Digital
Di era serba digital seperti sekarang menuntut setiap perusahaan mengikuti perkembangan teknologi, termasuk beralih ke data digital.
Di samping karena lebih efektif dan pengelolaannya lebih mudah, data digital juga lebih fleksibel untuk diubah menjadi informasi lain.
Demikian penjelasan seputar apa itu paperless office beserta kelebihan, kekurangan, dan tips menerapkannya.
Mengingat penerapan sistem ini penting guna meningkatkan produktivitas perusahaan, maka sebagai pemilik bisnis sudah sepatutnya Anda mempertimbangkannya.
Segera ubah sistem manajemen bisnis Anda dari konvensional menjadi digital. Seperti aplikasi Nimbus9 yang menawarkan sistem pengelolaan properti secara mudah hanya melalui smartphone.
Tak perlu melakukan checklist kebersihan, laporan maintenance, serta pengumuman seputar gedung menggunakan kertas karena semuanya dapat dilakukan melalui aplikasi Nimbus9.
Baca juga: Apa itu Manajemen Aset, Tujuan, Siklus & Manfaat bagi Bisnis