Dalam menjalankan bisnis, faktur atau invoice adalah salah satu dokumen penting yang harus Anda miliki. Di mana, invoice harus Anda berikan kepada pelanggan saat melakukan jual-beli produk.
Namun, tahukah Anda bahwa ada jenis invoice yang bersifat sementara dan tidak langsung menjadi tagihan resmi? Inilah yang disebut dengan proforma invoice.
Banyak pelaku usaha masih belum memahami perbedaan antara proforma invoice dan invoice biasa, padahal keduanya memiliki fungsi yang sangat berbeda.
Artikel ini akan membahas secara lengkap pengertian proforma invoice, fungsinya, dan bagaimana membedakannya dengan invoice biasa.
Pengertian Proforma Invoice
Proforma invoice adalah dokumen yang berisi estimasi harga dan rincian barang atau jasa yang ditawarkan oleh penjual kepada pembeli sebelum transaksi resmi terjadi.
Selain itu, proforma invoice bukanlah dokumen resmi untuk penagihan, melainkan digunakan sebagai acuan atau penawaran formal terhadap suatu transaksi.
Dokumen ini mencakup informasi seperti deskripsi barang, jumlah, harga satuan, biaya pengiriman (jika ada), dan total perkiraan biaya.
Dengan adanya proforma invoice, proses transaksi akan menjadi lebih terstruktur dan efisien.
Namun, karena sifatnya hanya sebagai dokumen proyeksi atau estimasi, proforma invoice tidak memiliki kekuatan hukum sebagai alat penagihan.
Baca Juga: Apa itu Invoice? Pengertian, Fungsi dan Cara Membuat
Fungsi Utama dari Proforma Invoice
Proforma invoice memiliki peran penting dalam proses transaksi, khususnya sebagai dokumen awal yang membantu komunikasi antara penjual dan pembeli sebelum transaksi resmi terjadi.
Berikut ini adalah fungsi lain dari diterbitkannya proforma invoice:
- Sebagai Estimasi Biaya
Proforma invoice berfungsi memberikan gambaran awal kepada pembeli mengenai total biaya yang harus dikeluarkan, termasuk rincian harga barang, biaya pengiriman, pajak, dan lain-lain. Ini membantu pembeli membuat keputusan sebelum melakukan pemesanan. - Dokumen Pendukung untuk Pengurusan Ekspor-Impor
Dalam transaksi internasional, proforma invoice sering digunakan untuk proses pengajuan izin impor, pengurusan bea cukai, serta permohonan letter of credit (L/C) di bank. Tanpa dokumen ini, banyak proses administratif tidak dapat dilakukan. - Sebagai Dasar Negosiasi
Karena belum bersifat final, proforma invoice dapat dijadikan dasar untuk negosiasi antara pembeli dan penjual, baik dalam hal harga, jumlah barang, maupun syarat pengiriman. - Membantu Proses Internal di Perusahaan
Dokumen ini juga digunakan untuk keperluan internal, seperti pengajuan anggaran, persetujuan manajemen, atau dokumentasi awal sebelum pengadaan dilakukan. - Membangun Kepercayaan
Dengan memberikan proforma invoice, penjual menunjukkan transparansi dan profesionalisme dalam menjalin hubungan bisnis. Hal ini dapat meningkatkan kepercayaan dari pihak pembeli, terutama dalam transaksi baru.
Baca Juga: Quotation: Pengertian, Contoh dan Perbedaan dengan Invoice
Apa Itu Invoice Biasa?
Berbeda dengan proforma invoice, invoice biasa atau disebut juga commercial invoice, adalah dokumen resmi penagihan yang dikeluarkan oleh penjual setelah barang dikirimkan atau jasa selesai diberikan.
Dokumen ini bersifat mengikat secara hukum dan menjadi dasar bagi pembeli untuk melakukan pembayaran.
Invoice biasa berisi rincian transaksi seperti nama pembeli dan penjual, deskripsi produk/jasa, jumlah, harga, jatuh tempo pembayaran, nomor invoice, serta informasi rekening untuk pembayaran.
Karena statusnya sebagai dokumen resmi, invoice biasa juga digunakan untuk pencatatan akuntansi dan pelaporan pajak.
Perbedaan Proforma Invoice dan Invoice Biasa
Berikut perbandingan antara proforma invoice dan invoice biasa agar lebih mudah dipahami:
| Aspek | Proforma Invoice | Invoice |
| Tujuan | Estimasi awal sebelum transaksi | Penagihan resmi setelah transaksi |
| Waktu Diterbitkan | Sebelum pengiriman barang/jasa | Setelah pengiriman barang/jasa |
| Status Hukum | Tidak mengikat | Mengikat secara hukum |
| Pencatatan Akuntansi | Tidak dicatat | Dicatat dalam pembukuan |
Kapan Sebaiknya Menggunakan Proforma Invoice?
Penggunaan proforma invoice sangat disarankan dalam situasi-situasi berikut:
- Saat memberikan penawaran harga resmi kepada calon pembeli, terutama jika transaksi cukup kompleks dan melibatkan banyak item atau kebutuhan khusus.
- Dalam proses ekspor dan impor, proforma invoice sering digunakan untuk keperluan bea cukai atau dokumen pendukung saat mengurus izin ekspor.
- Sebagai dokumen persetujuan internal, misalnya ketika bagian procurement atau keuangan memerlukan perkiraan biaya sebelum menyetujui transaksi.
Baca Juga: Mana yang Lebih Efektif? Invoice Digital atau Manual
Contoh Proforma Invoice
Berikut adalah contoh proforma invoice yang bisa Anda jadikan sebagai referensi.
Untuk mempermudah Anda dalam membuat proforma invoice, berikut template kosongnya yang bisa Anda download di bawah ini.
Dengan adanya proforma invoice, proses transaksi akan menjadi lebih terstruktur dan efisien.
Namun, jika membuat proforma invoice masih dengan cara manual, tentu membutuhkan waktu dan tenaga, terutama jika setiap harinya memiliki transaksi yang banyak.
Nah, agar lebih praktis, gunakan aplikasi Nimbus9 untuk membuat proforma invoice secara otomatis.
Nimbus9 hadir sebagai solusi agar Anda bisa membuat invoice dan mengelola proforma invoice dengan lebih mudah dan praktis.
Apalagi jika Anda mengelola bisnis di bidang properti, aplikasi Nimbus9 sangat membantu kegiatan operasional bisnis Anda.
Yuk, daftar sekarang dan coba sendiri kemudahannya!