Mengirim tagihan atau invoice melalui WhatsApp merupakan salah satu metode yang sering digunakan dalam era digital saat ini.
Bagi pemilik bisnis, ini merupakan strategi yang efisien untuk memastikan bahwa pelanggan melihat, menerima, dan merespons tagihan dengan lebih cepat.
Dalam artikel ini, blog Nimbus9 akan membahas bagaimana cara mengirim invoice ke melalui WhatsApp dan keuntungannya.
Baca Juga: Mana yang Lebih Efektif? Invoice Digital atau Manual
Alasan Mengapa Memilih WhatsApp Sebagai Media untuk Mengirim Tagihan Invoice
WhatsApp merupakan salah satu aplikasi percakapan paling aktif di dunia.
Berdasarkan popularitasnya ini menjadikan WhatsApp sebagai platform komunikasi yang paling mudah dijangkau baik untuk urusan pribadi maupun bisnis.
Berikut alasan mengapa memilih WhatsApp sebagai media untuk mengirim tagihan invoice.
-
Tingkat Keterbacaan Tinggi
Pesan yang dikirim melalui WhatsApp umumnya lebih cepat dibaca dibandingkan email atau media lainnya. Hal ini membuat pelanggan dapat segera mengetahui tagihan mereka dan merespons dengan cepat, sehingga proses pembayaran pun menjadi lebih efisien.
-
Praktis dan Mudah Digunakan
Tampilan WhatsApp yang sederhana membuat siapa pun mudah mengoperasikannya. Anda bisa mengirim pesan, gambar, hingga dokumen seperti invoice hanya dalam hitungan detik, tanpa perlu langkah rumit.
-
Respons Lebih Cepat dan Interaktif
Karena bersifat real-time, pelanggan biasanya langsung memberikan tanggapan saat menerima pesan di WhatsApp. Komunikasi dua arah pun dapat berlangsung lebih cepat, jelas, dan efisien sehingga dapat membantu mempercepat penyelesaian transaksi atau konfirmasi pembayaran.
Baca Juga: Kelola Invoice Lebih Mudah dan Praktis dengan Aplikasi Digital
Langkah-Langkah Mengirim Invoice Melalui WhatsApp
Untuk mulai mengirim invoice secara efisien melalui WhatsApp, berikut langkah-langkah yang bisa Anda ikuti:
-
Siapkan format invoice digital
Gunakan format invoice yang jelas dan profesional, bisa berupa file PDF atau link dari sistem keuangan Anda. Pastikan mencantumkan nama pelanggan, nominal tagihan, tanggal jatuh tempo, dan metode pembayaran.
-
Pastikan data pelanggan akurat
Cek kembali nomor WhatsApp pelanggan yang aktif dan pastikan data tagihan sudah benar agar tidak terjadi kesalahan pengiriman.
-
Gunakan pesan yang profesional
Sertakan salam pembuka, penjelasan singkat mengenai invoice, serta instruksi pembayaran. Misalnya:
“Halo [Nama Pelanggan], berikut kami kirimkan tagihan bulan Oktober sebesar Rp1.500.000. Pembayaran dapat dilakukan melalui rekening berikut [nomor rekening]. Terima kasih atas kerjasamanya.”
-
Kirim manual atau otomatis
Untuk bisnis kecil, pengiriman manual masih bisa dilakukan. Namun untuk bisnis dengan banyak pelanggan, menggunakan sistem otomatisasi pengiriman invoice akan jauh lebih efisien.
Baca Juga: Inilah Keuntungan Melunasi Tagihan Sewa Properti dengan Sistem Pembayaran Online
Rekomendasi Aplikasi untuk Mengirim Invoice Digital via WhatsApp
Mengirim tagihan invoice melalui WhatsApp bisa dilakukan dengan cara manual jika jumlah pelanggan atau penyewa belum terlalu banyak.
Namun, jika Anda memiliki banyak pelanggan atau penyewa tentunya akan sulit untuk mengirimnya satu-persatu.
Untuk meningkatkan efisiensi dalam pengiriman invoice digital via WhatsApp, Anda membutuhkan bantuan aplikasi.
Salah satu aplikasi yang mendukung adalah Nimbus9 yang bisa melakukan WhatsApp Blast Invoice dengan efisien.
Aplikasi Nimbus9 juga dilengkapi dengan fitur pengingat tagihan, sehingga Anda tidak perlu lagi mengingatkan pelanggan satu per satu untuk membayar invoice sebelum jatuh tempo.
Selain itu, dalam aplikasi Nimbus9 juga melakukan pencatatan keuangan sehingga Anda bisa mengelola keuangan bisnis secara realtime.
Aplikasi Nimbus9 sangat cocok digunakan untuk industri properti sewa yang memiliki banyak pelanggan atau penyewa seperti hunian apartemen, rumah susun, perkantoran, dan area komersial seperti mall.
Jadi tunggu apalagi, segera tingkatkan efisiensi keuangan bisnis properti Anda sekarang dengan menggunakan aplikasi Nimbus9 dan dapatkan free demo di sini.