Proses Pengelolaan Bisnis Properti Manual: Tantangan dan Solusi

Saat ini, banyak perusahaan yang masih menggunakan proses pengelolaan operasional bisnis properti secara manual.

Meskipun metode ini mungkin sudah dikenal dan terbiasa, namun tidak dapat dipungkiri bahwa proses pengelolaan bisnis manual sangat memakan waktu, rentan terhadap kesalahan, dan kurang efisien.

Dengan berkembangnya persaingan bisnis yang semakin ketat, metode manual sering kali menimbulkan masalah baru yang justru menghambat produktivitas.

Pada artikel ini, blog Nimbus9 akan mengulas lebih jauh tentang berbagai tantangan yang biasanya muncul pada pengelolaan bisnis secara manual, serta solusi modern yang bisa diterapkan untuk meningkatkan efisiensi lewat melalui sistem digital.

Baca Juga: Perbandingan Manajemen Properti Konvensional Vs Sistem Digital

Tantangan dalam proses pengelolaan bisnis properti manual

1. Checklist Manual Menggunakan Kertas

   
   Banyak pengelola properti yang masih menggunakan metode pencatatan dan pemantauan operasional dengan menggunakan formulir fisik atau lembar kertas.

   Biasanya, staf atau petugas lapangan mengisi checklist secara manual untuk memastikan kondisi fasilitas, peralatan, kebersihan, hingga keamanan sudah sesuai standar.

   Metode ini memang sederhana, tetapi memiliki banyak keterbatasan.

   Dokumen kertas mudah hilang, rusak, atau tercecer, sehingga menyulitkan ketika data lama perlu ditelusuri kembali.

   Selain itu, proses pencatatan laporan keuangan secara manual membutuhkan waktu lebih lama dan memiliki risiko human error, sehingga membuat pekerjaan jadi tidak efisien.

2. Pelaporan & Penanganan Keluhan yang Lambat

   
   Dalam cara manual, biasanya tenant atau penyewa mengajukan aduan atau keluhan secara langsung dengan mendatangi kantor pengelola.

   Kemudian, menjelaskan permasalahan yang mereka hadapi, seperti gangguan fasilitas, kebersihan, atau tagihan, secara tatap muka.

   Metode ini memang terasa lebih personal, namun pengelola akan sulit mendokumentasikan keluhan yang disampaikan secara lisan, apalagi jika jumlah tenant cukup banyak.

   Keluhan yang disampaikan secara lisan juga berisiko terlupakan atau tidak tercatat dengan baik, sehingga tindak lanjutnya menjadi lambat atau bahkan terabaikan.

   Hal ini tentu berpotensi menimbulkan ketidakpuasan tenant, bahkan bisa mempengaruhi reputasi pengelola gedung.

   Baca Juga: Kelebihan dan Kekurangan Papperless Office

3. Pengiriman dan Pembayaran Invoice Manual

   
   Dokumen tagihan yang dibuat secara manual menggunakan kertas, buku faktur, atau format yang dicetak secara fisik dan dikirim satu-persatu kepada tenant atau penyewa.

   Setelah menerima tagihan, tenant melakukan pembayaran secara tunai atau transfer bank, lalu menyerahkan bukti pembayaran secara manual kepada pengelola.

   Metode ini masih sering digunakan karena dianggap mudah dipahami oleh semua pihak, terutama bagi yang belum terbiasa dengan sistem digital.

   Namun, cara manual memiliki banyak keterbatasan, seperti risiko keterlambatan pengiriman, kesalahan pencatatan jumlah tagihan, atau hilangnya bukti pembayaran.

   Selain itu, proses validasi pembayaran membutuhkan waktu lebih lama karena staf harus mengecek bukti transaksi satu per satu.

   Akibatnya, efisiensi kerja menurun dan potensi terjadinya kesalahan administratif semakin besar.

4. Kegiatan Operasional Tidak Dapat Dimonitor Secara Real Time

   
   Kegiatan operasional bisnis properti yang dilakukan secara manual sulit untuk dimonitor secara realtime.

   Semua aktivitas, mulai dari perawatan fasilitas, laporan keamanan, hingga keluhan tenant, harus dicatat dan dilaporkan secara manual oleh staf lapangan.

   Akibatnya, manajemen baru bisa mengetahui kondisi sebenarnya setelah laporan diserahkan, bukan pada saat kejadian berlangsung.

   Situasi ini membuat respon terhadap masalah menjadi lebih lambat, misalnya keterlambatan penanganan kerusakan fasilitas atau keluhan penghuni yang tidak segera ditindaklanjuti.

   Selain itu, karena tidak ada sistem pemantauan langsung, data yang masuk sering kali tidak akurat atau bahkan terlambat, sehingga menyulitkan pengambilan keputusan yang cepat dan tepat.

5. Ketergantungan pada Karyawan

   
   Ketergantungan pada karyawan tertentu merupakan salah satu tantangan besar dalam pengelolaan bisnis properti secara manual.

   Banyak proses penting, seperti pencatatan transaksi, pengelolaan dokumen, hingga penanganan keluhan tenant, biasanya hanya dikuasai oleh segelintir staf yang sudah terbiasa melakukannya.

   Kondisi ini membuat operasional menjadi sangat bergantung pada individu tertentu. Jika karyawan tersebut cuti, sakit, atau bahkan memutuskan untuk resign, alur kerja bisa terganggu secara signifikan.

   Staf baru pun akan membutuhkan waktu lama untuk beradaptasi karena tidak ada sistem yang terdokumentasi rapi sebagai panduan.

   Baca Juga: Solusi Software Manajemen Properti Online Lengkap

Solusi untuk Meningkatkan Efisiensi Pengelolaan Bisnis Properti

Pengelolaan properti konvensional memang masih bisa berjalan, tapi tidak bisa dipungkiri banyak tantangan yang muncul di dalamnya.

Oleh karena itu, banyak pengelola properti kini mulai beralih ke sistem digital yang lebih modern, efisien, dan terintegrasi seperti aplikasi Property Management System Nimbus9!

Aplikasi ini adalah all-in-one solution system untuk mempermudah operasional bisnis properti karena memiliki fitur yang lengkap dan saling terintegrasi.

Selain itu, aplikasi ini terdiri dari dua fungsi utama yang sangat berguna bagi pengelola gedung dan tenant atau penyewa.

Saatnya beralih menggunakan property management system Nimbus9 untuk kelola gedung dan tenant lebih mudah.

Pelajari lebih lanjut tentang aplikasi tenant di sini.