Apakah Anda pernah bertanya-tanya bagaimana cara meningkatkan efisiensi dalam mengelola bisnis properti yang Anda miliki? Dalam perkembangan bisnis yang semakin kompetitif, menggunakan sebuah sistem adalah pilihan yang tepat.
Sistem adalah sebuah perangkat lunak yang dilengkapi dengan fitur-fitur terbaik untuk membantu mempermudah pengelolaan bisnis properti, salah satunya adalah property management system.
Pengertian Property Management System
Property management system (PMS) adalah perangkat lunak yang dilengkapi fitur terbaik untuk mempermudah pengelolaan properti mulai dari operasional hingga administratif.
Kegiatan pengelolaan properti meliputi berbagai aktivitas diantaranya, yaitu pemeliharaan fasilitas, kebersihan, keamanan, engineering, HSE, pest control, VMS, manajemen tenant dan lainnya.
Melalui aplikasi PMS, semua kegiatan pengelolaan properti dapat diselesaikan secara mudah.
Tanpa adanya sistem manajemen properti, pemilik atau pengelola properti menghabiskan banyak waktu untuk memeriksa laporan kerja harian dan sejenisnya.
Sistem ini menggantikan metode konvensional yang masih menggunakan kertas dan cenderung tidak efisien.
Mengutip dari Buildium, adanya PMS membantu pemilik atau pengelola properti dalam mengelola gedung secara efektif, mengoptimalkan operasional, dan menyediakan layanan terbaik bagi penyewa dengan memanfaatkan teknologi terkini.
Baca Juga: Software ERP: Pengertian, Jenis, Fungsi, dan Rekomendasinya
Apa saja Fitur Property Management System?
Fitur-fitur dalam sistem manajemen properti dapat bervariasi tergantung pada kebutuhan pengguna dan jenis properti yang dikelola. Namun, beberapa fitur umum yang sering ditemukan dalam aplikasi PMS adalah:
1. Manajemen Penyewa (Tenant Management)
Salah satu fitur yang dirancang untuk memudahkan komunikasi antara pemilik atau pengelola properti dengan penyewa. Fitur management tenant dapat menyederhanakan beberapa proses seperti, surat perjanjian sewa, pembayaran sewa, pengajuan komplain, penyampaian informasi, dan lainnya.
2. Penagihan dan Pembayaran (Billing and Payment)
Bertujuan untuk mempermudah manajemen keuangan, meningkatkan efisiensi penagihan, serta memastikan keamanan dan kenyamanan bagi penyewa dalam melakukan pembayaran sewa.
3. Pengelolaan Properti (Property Management)
Membantu pemilik atau pengelola properti dalam melakukan pemeliharaan rutin, perbaikan, pengelolaan, serta pergantian fasilitas. Tujuan utama dari fitur ini adalah untuk memastikan seluruh fasilitas gedung berfungsi dengan baik.
4. Sistem Keamanan (Security System)
Selanjutnya adalah fitur yang berguna untuk mengelola sistem keamanan seperti CCTV, hydrant, fire alarm system, smoke detector, APAR, dan lainnya. Fitur ini berfungsi untuk memastikan bahwa seluruh perangkat keamanan gedung dapat berfungsi dengan baik dalam keadaan darurat.
5. Manajemen Tamu (Visitors Management)
Fitur visitors management untuk semua memantau semua kunjungan dengan baik. Biasanya, fitur ini sering digunakan pada properti komersial, perumahan, dan gedung perkantoran untuk memastikan keamanan dan kenyamanan bagi penghuni atau penyewa.
6. Pelaporan dan Analisis (Reporting and Analytics)
Biasanya property management system dilengkapi dengan fitur reporting untuk menganalisis kondisi kesehatan bisnis properti secara real-time. Semua bisa terpantau oleh pemilik atau pihak pengelola properti mulai dari kegiatan operasional hingga laporan keuangan.
Semua fitur yang dimiliki oleh property management system dapat ini membantu pemilik properti, manajer, dan penyewa dalam mengelola dan menjalankan operasional secara efisien dan efektif.
Baca Juga: Nimbus9, Solusi Software Manajemen Properti Online Lengkap
Manfaat Property Management System
Sistem manajemen properti memberikan banyak keuntungan yang menjanjikan bagi para pemilik atau pengelola properti. Adapun beberapa manfaat lainnya sebagai berikut:
1. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Salah satu manfaat property management system adalah dapat mengotomatisasi tugas-tugas rutin seperti pemeliharaan fasilitas, kebersihan, keamanan, dan lainnya. Sehingga pemilik atau pihak pengelola properti bisa fokus pada pertumbuhan nilai properti.
2. Menghemat Biaya
Dengan sistem otomatisasi dapat mengurangi biaya tenaga kerja, dokumentasi, dan pemeliharaan administrasi lainnya. Selain itu, pemeliharaan fasilitas secara rutin dapat mendeteksi kerusakan dini sehingga bisa segera ditangani. Hal ini sangat berguna untuk menghindari kerusakan besar dan biaya perbaikan yang mahal.
3. Laporan Keuangan Real-Time
Melalui sistem ini semua transaksi keuangan dicatat secara otomatis dan akurat. Dengan laporan keuangan real-time, pemilik atau pihak pengelola properti dapat memantau arus kas secara langsung. Sehingga, data laporan keuangan yang akurat dapat mendukung pengambilan keputusan dengan tepat.
4. Keamanan Terjamin
Manfaat lainnya dari property management system adalah fitur keamanan seperti enkripsi data dan kontrol akses untuk melindungi data dari ancaman cyber. Informasi penyewa, transaksi keuangan, dan informasi penting lainnya akan disimpan di dalam sistem dengan aman.
5. Kemudahan Integrasi
Sudah banyak PMS yang dapat diintegrasikan dengan sistem lain, seperti CRM, marketing, akuntansi, dan lainnya. Integrasi ini dapat memudahkan pemilik atau pengelola properti bekerja dengan efisien.
Dengan menggunakan aplikasi PMS tentu akan sangat membantu kegiatan operasional pengelolaan properti.
Namun, kini sudah banyak sistem manajemen properti yang beredar di pasaran dan untuk memilih sistem yang tepat tidaklah mudah.
Berikut tips memilih property management system terbaik.
Baca Juga: 6 Alasan Kenapa Anda Membutuhkan Aplikasi Manajemen Properti
Cara Memilih Aplikasi PMS Terbaik
Setelah memahami apa itu property management system dan manfaatnya, kini simak bagaimana cara memilih sistem manajemen properti terbaik.
Itu adalah 7 hal yang harus diperhatikan sebelum memilih aplikasi PMS terbaik.
Dengan beberapa hal yang telah disebutkan di atas, setidaknya Anda sudah bisa mempertimbangkan dengan baik mana yang sesuai dengan kebutuhan gedung Anda.
Contoh Property Management System
Salah satu contoh property management system terbaik adalah Nimbus9.
Aplikasi PMS Nimbus9 secara khusus dirancang untuk mendukung proses pengelolaan properti, mulai dari mall, gedung, perumahan, apartemen, hingga perkantoran sekalipun.
Lihat video berikut untuk mengetahui fitur-fitur Nimbus9 yang dapat meyederhanakan proses pemeliharaan gedung jadi lebih mudah.
Adapun keuntungan menggunakan Nimbus9 ialah mendapat kemudahan dalam mengotomatisasi setiap langkah-langkah manajemen properti dengan cara yang jauh lebih efektif dan efisien.
Bahkan, aplikasi Nimbus9 juga dapat membantu proses pelaporan menjadi lebih praktis.
Tunggu apa lagi? Yuk, konsultasikan kebutuhan gedung Anda dan hubungi tim kami untuk dapatkan penawaran terbaik.
Referensi:
- Buildium: https://www.buildium.com/
- Booking Ninjas: https://www.bookingninjas.com/