Property management system adalah salah satu metode yang bisa Anda manfaatkan untuk memaksimalkan pelayanan maupun pengelolaan perusahaan.
Sebab melalui sistem ini, Anda dapat mengorganisir kegiatan bisnis dengan lebih efektif dan efisien.
Hal tersebut akan membantu perusahaan Anda menciptakan tenant relation yang baik hingga pada akhirnya memberikan reputasi terdepan.
Nah, melihat pentingnya property management system tersebut, yuk ketahui lebih dalam terkait fungsi-fungsi, contoh, hingga cara memilih sistem manajemen properti terbaik bagi perusahaan Anda. Check it out!
Property Management System Adalah
PMS (Property management system) adalah suatu sistem perangkat lunak yang berfungsi untuk melakukan pengelolaan bisnis properti, mulai dari penjualan, distribusi, perencanaan, koordinasi, preventif maintenance, serta aktivitas operasional harian lainnya.
Bisa dibilang, PMS adalah metode manajemen properti yang membantu perusahaan mengorganisir segala kegiatan secara efisien.
Pada dasarnya, property management system adalah solusi pengelolaan bisnis yang menyediakan berbagai fungsi terintegrasi atau all-in-one.
Melalui PMS, Anda pun bisa lebih mudah mengerjakan dan mengatur segala hal dengan cepat dan efektif.
Adapun fungsi-fungsi utama yang biasanya tersedia pada PMS, yaitu:
- Channel Manager
- Manajemen Event
- Booking Engine
- Central Reservations System
- Pembayaran
- POS Restoran & Bar
- Tool Analytic
Manfaat Property Management System
Ada begitu banyak keuntungan yang bisa Anda peroleh ketika memanfaatkan Aplikasi PMS atau Sistem Manajemen Properti, di antaranya:
1. Mengelola Sistem Pembayaran
Salah satu keuntungan dari penggunaan property management system adalah membantu pengelolaan sistem pembayaran tenant.
Seperti Anda ketahui, mengatur tagihan dengan jumlah besar merupakan pekerjaan administratif yang memerlukan ketelitian dan tentunya tak dapat diselesaikan dalam hitungan jam saja.
Apalagi jika terdapat tenant yang membayar melewati jatuh tempo atau bahkan tak mampu melakukan pelunasan.
Oleh karena itu, tidak mengherankan bila pekerjaan tersebut kerap membuat Anda pusing dan kelimpungan. Nah, sistem manajemen properti bisa menjadi solusi bagi permasalahan ini.
PMS akan membantu Anda membuat catatan tagihan secara otomatis di aplikasi. Anda bisa memantau pembayaran apa saja yang dilakukan maupun belum hingga mengetahui rincian tanggalnya.
Begitu pula dengan tenant, mereka dapat mengecek berapa jumlah tagihan yang perlu dilunasi, kapan, serta total denda bila kemudian melewati batas waktu.
Baca juga: Apa itu Invoice? Pengertian, Fungsi dan Cara Membuat
2. Melakukan Koordinasi dan Komunikasi
Saat menjalankan bisnis properti, Anda tentu paham bahwa komunikasi antara pihak manajemen dengan tenant adalah hal penting untuk membangun kesan baik.
Misalkan, ketika tenant ingin menyampaikan sebuah keluhan ataupun request dan juga bagaimana Anda memberikan tanggapan atau menangani persoalan tersebut.
Dengan memanfaatkan property management system, komunikasi pun dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien. Sebab, PMS dapat mendokumentasikan setiap komunikasi Anda bersama tenant.
Di sisi lain, PMS juga memungkinan setiap tenant mengubungi pihak manajemen kapanpun dan dimanapun melalui aplikasi. Sehingga, koordinasi di antara keduanya akan menjadi jauh lebih baik.
Baca juga: Apa itu Tenant Relation? Pahami Tugas dan Tanggung Jawabnya
3. Memberikan Kenyamanan dan Kepuasan Kepada Tenant
Keuntungan lainnya ketika menggunakan property management system adalah memberikan pelayanan maksimal kepada tenant, hingga akhirnya menciptakan rasa nyaman serta kepuasan.
Sebab, PMS mempermudah setiap orang untuk mengakses layanan properti dan melakukan fungsinya dengan cepat. Hal ini tentu sangat baik bagi reputasi bisnis Anda.
4. Membantu Pembuatan Laporan Bisnis
Laporan bisnis merupakan salah satu bagian penting bagi perusahaan untuk melakukan evaluasi.
Dalam hal ini, PMS berperan mempersiapkan setiap data-data yang dibutuhkan pada penyusunan laporan bisnis tersebut.
Anda pun dapat meninjau dan membuat keputusan atau langkah-langkah strategi terhadap data yang disajikan demi kemajuan bisnis properti Anda.
Cara Memilih Property Management System yang Tepat
Mengingat peran PMS cukup krusial bagi operasional bisnis properti, maka ada baiknya Anda memikirkan betul-betul perangkat terbaik mana yang pantas untuk bisnis Anda gunakan.
Pasalnya, sistem manajemen properti berkualitas akan memberikan dampak besar terhadap perusahaan Anda.
Lantas, bagaimana cara menentukan property management system yang tepat? Simak langkah-langkahnya berikut ini.
1. Kenali Kebutuhan Properti Anda
Hal pertama ketika ingin memilih sistem manajemen properti adalah mengenali apa saja kebutuhan bisnis properti Anda.
Rincikan bagian-bagian yang sekiranya merupakan kekurangan dari operasional perusahaan. Hal tersebut dapat Anda gunakan untuk menentukan PMS yang sesuai.
Baca juga: 5 Manfaat Laporan Keuangan untuk Bisnis dan Contoh Laporannya
2. Tetapkan Anggaran
Langkah berikutnya adalah menetapkan anggaran. Ya, Anda harus membicarakannya terlebih dahulu bersama pihak manajemen keuangan dan menentukan besaran biaya yang akan perusahaan keluarkan untuk menggunakan perangkat PMS.
Nantinya, Anda tinggal menyesuaikan penentuan PMS dengan anggaran yang dimiliki.
3. Lihat Fitur Utama Perangkat PMS
Karena sistem manajemen properti merupakan otak dari seluruh aktivitas atau operasional bisnis, maka penting bagi Anda memperhatikan tiap-tiap kriteria utama dari perangkat tersebut.
Akan jauh lebih baik apabila PMS yang Anda pilih memiliki sejumlah fitur, seperti pembayaran, channel manager, central reservations center, booking engine, dan lain sebagainya.
4. Menggunakan Teknologi Cloud
Di samping fitur-fitur utamanya, Anda juga sebaiknya memilih perangkat sistem manajemen properti yang menggunakan teknologi berbasis cloud.
Selain karena memiliki harga lebih terjangkau, cloud juga bisa Anda andalkan untuk menyimpan seluruh data properti dengan cara yang fleksibel dan cepat.
5. Baca Berbagai Ulasan dari User Lainnya
Terakhir dan tak kalah penting, Anda sebaiknya membaca berbagai ulasan dari pengguna lainnya, sehingga tak termakan promosi begitu dari penyedia jasa perangkat PMS terkait.
Cobalah lakukan riset terhadap produk PMS tersebut lalu cari tahu pendapat pelanggan atau user lain mengenai hal tersebut, entah melalui ulasan online, media sosial, atau semacamnya.
Jika Anda hanya menemukan komplain seputar pelayanan, ulasan negatif, pengalaman kurang menyenangkan, atau isu-isu tertentu terkait perangkat PMS, ada baiknya Anda memilih PMS lainnya.
Baca Juga: Rekomendasi Software Pengelolaan Properti Terbaik
Contoh Property Management System
Salah satu contoh property management system yang bisa Anda coba adalah Nimbus9.
Ini merupakan software ERP (Enterprise Resource Planning) Indonesia terbaik yang memberikan layanan otomasi properti terintegrasi.
Aplikasi Nimbus9 secara khusus dirancang untuk mendukung proses pengelolaan properti, mulai dari mall, gedung, perumahan, apartemen, hingga perkantoran sekalipun.
Adapun keuntungan menggunakan Nimbus9 ialah mendapat kemudahan dalam mengotomatisasi setiap langkah-langkah manajemen properti dengan cara yang jauh lebih efektif dan efisien.
Selain itu, dengan Nimbus9, pengelolaan properti unit akan dicatat secara mendetail dalam sistem di mana pihak manajemen bisa mengaksesnya melalui dashboard.
Bahkan, aplikasi Nimbus9 juga dapat membantu proses pelaporan menjadi lebih praktis, perusahaan Anda bisa dengan mudah menanggapi permintaan data yang kompleks.
Demikianlah pembahasan seputar pengertian, fungsi, cara memilih, serta contoh property management system.
