Ketika berkunjung ke sebuah hotel, restoran, atau kantor, pasti Anda akan menjumpai bagian pelayanan pelanggan atau biasa disebut sebagai resepsionis. Resepsionis adalah karyawan yang siap menyambut tamu maupun pengunjung di depan lobby atau pintu masuk.
Resepsionis dituntut untuk bisa memberikan kesan baik, selalu tersenyum, dan ramah terhadap pengunjung.
Pada artikel di bawah ini akan dibahas mengenai apa itu resepsionis secara lengkap, mulai dari tugas dan tanggung jawab hingga kemampuan yang harus dimiliki.
Apa itu Resepsionis?
Resepsionis adalah karyawan yang bertugas untuk menyapa, melayani, dan memberikan informasi kepada tamu di suatu perusahaan, hotel, atau kantor.
Resepsionis menjadi jembatan informasi antara pihak manajemen perusahaan dengan tamu tersebut.
Biasanya resepsionis ditempatkan di bagian depan kantor guna memudahkan tamu yang datang untuk mencari informasi.
Resepsionis adalah bagian penting dari perusahaan sebab mereka mewakili image perusahaan di mata luar, dalam hal ini ialah pengunjung atau tamu.
Jika seorang resepsionis ramah, murah senyum, dan mampu melayani tamu dengan baik, maka para pengunjung pasti akan merasa nyaman dan senang.
Tugas dan Tanggung Jawab Resepsionis
Setelah memahami apa itu resepsionis, berikutnya mari kita selami lebih dalam mengenai tugas dan tanggung jawabnya.
Utamanya tugas resepsionis adalah menyampaikan informasi serta menjawab panggilan masuk untuk kemudian diteruskan ke panggilan yang tepat.
Namun, sebenarnya tugas resepsionis adalah lebih dari itu. Mereka juga memiliki tanggung jawab di antaranya sebagai berikut.
- Memberikan informasi kepada pengunjung.
- Mencatat data setiap tamu yang masuk maupun keluar.
- Menerima panggilan yang masuk lalu menghubungkannya pada pihak yang dituju.
- Menghubungkan telepon kepada nomor yang dituju atas permintaan beberapa pihak.
- Mendata dan melaporkan semua kegiatan secara berkala.
- Menerima kedatangan tamu dengan sikap yang baik, ramah, dan profesional.
- Mencatat setiap nomor panggilan masuk dan keluar ke dalam log book.
- Melakukan aktivitas dan fungsi penerimaan lainnya.
Syarat Menjadi Resepsionis
Syarat menjadi resepsionis adalah setidaknya lulusan SMA/SMK, akan lebih baik jika lulusan SMK Perhotelan.
Sedangkan untuk lulusan diploma atau sarjana adalah diprioritaskan dari jurusan manajemen perhotelan maupun administrasi perkantoran.
Di samping latar belakang pendidikan, syarat menjadi resepsionis adalah sebagai berikut.
1. Pengetahuan
Tentu saja syarat utama menjadi resepsionis adalah memiliki pengetahuan, khususnya di bidang hospitality. Berikut pengetahuan umum dan khusus yang perlu Anda miliki.
Pengetahuan Umum
Seorang resepsionis harus memiliki pengetahuan umum lantaran mereka akan menerima tamu dari berbagai latar belakang yang berbeda, baik itu suku, budaya, bahkan negara.
Sehingga, penting bagi mereka mempelajari kultur budaya lokal dan internasional.
Dengan menguasai hal tersebut, maka ini bisa menjadi senjata ampuh untuk menunjang karir mereka ke depan, apalagi jika mampu berbahasa asing.
Pengetahuan Khusus
Selain pengetahuan umum, resepsionis juga harus memiliki pengetahuan khusus terkait perusahaannya.
Pasalnya tugas dan tanggung jawab resepsionis adalah bukan hanya menyambut kedatangan tamu, melainkan juga mencatat informasi tamu dan menjual keunggulan produk maupun fasilitas dari perusahaan itu sendiri.
Maka, mereka harus mempelajari mengenai informasi perusahaan, agar dapat memberikan penjelasan dengan baik dan jelas kepada tamu.
Baca juga: Tugas Pokok Satpam, Tanggung Jawab, Peran dan Fungsinya
2. Kepribadian
Berikutnya syarat menjadi resepsionis adalah memiliki kepribadian baik dan menyenangkan.
Mereka harus selalu siap membantu tamu jika diperlukan, menjadi pendengar yang baik, dan senang berhubungan dengan tamu.
Baik, Sopan, Ramah
Seperti yang sudah dijelaskan di atas bahwa resepsionis harus selalu bersikap ramah, murah senyum, dan sopan agar pengunjung merasa nyaman.
Selain itu, resepsionis juga perlu memiliki kepribadian baik, seperti memberikan layanan terbaik kepada antar bagian dalam perusahaan dan kepada perusahaan lain.
Gigih dan Cerdas
Terkadang, tantangan menjadi resepsionis adalah rasa bosan. Ini dikarenakan mereka selalu mengerjakan pekerjaan sama dari pagi hingga sore.
Hal tersebut bisa membuat mereka teledor atau bahkan menyambut tamu dengan wajah murung dan tidak ramah.
Tentu saja ini tidak baik, sehingga resepsionis perlu memiliki kepribadian gigih dan cerdas, serta mampu bersikap profesional.
Rasa Tanggung Jawab
Resepsionis yang bertanggung jawab adalah mereka yang selalu berusaha menyelesaikan tugasnya dengan baik dan tepat waktu tanpa harus selalu diawasi oleh atasannya.
3. Perilaku
Perilaku resepsionis tak hanya berhubungan dengan sikap, melainkan juga penampilan yang baik, bersih, rapi, dan sopan.
Selain itu, peralatan kerja seperti alat-alat tulis harus tersusun rapi pada tempatnya agar tamu merasa nyaman dan puas dengan layanan resepsionis.
Kemampuan yang Harus Dimiliki
Jika Anda tertarik menjadi resepsionis, maka Anda perlu menguasai beberapa skill atau kemampuan di antaranya sebagai berikut.
1. Keterampilan Komunikasi
Kemampuan utama yang harus dimiliki seorang resepsionis adalah komunikasi.
Resepsionis harus mampu mendengarkan serta berbicara dengan jelas dan ramah baik secara langsung maupun di telepon.
2. Keterampilan Customer Service
Berikutnya keterampilan customer service juga wajib Anda kuasai.
Pasalnya sekali lagi, Anda akan memberikan kesan pertama tamu terhadap perusahaan.
Resepsionis yang baik akan bersikap ramah, bijaksana, dan mengenal perusahaan dengan baik.
3. Keterampilan Mengoperasikan Komputer
Mengoperasikan komputer adalah skill penting yang harus dimiliki resepsionis.
Ini dikarenakan Anda perlu menanggapi email, menggunakan sistem telepon, membuat dan mengelola program, serta mempelajari perangkat lunak khusus industri.
Baca juga: Apa itu Broker Properti? Pengertian dan Bedanya dengan Agen
Hal yang Harus Diperhatikan Resepsionis
Front desk atau bagian resepsionis turut menentukan citra perusahaan.
Petugas resepsionis tidak hanya harus memiliki wajah cantik dan tubuh langsing, tapi juga pengetahuan, sikap dewasa, dan berperilaku baik.
Berikut merupakan beberapa hal yang harus diperhatikan resepsionis ketika bertemu tamu atau klien.
- Hindari membuat para tamu menunggu terlalu lama.
- Menyambut tamu dengan ramah, sopan, dan menanyakan apa kebutuhan mereka.
- Perhatikan minat tamu perusahaan. Apabila orang yang ingin ditemui tidak ada, tanyakan apakah mereka berkenan menunggu.
- Jika manajemen perusahaan tidak dapat menerima tamu, sampaikan dengan baik-baik kepada tamu.
- Buat keputusan segera apakah tamu perlu diarahkan ke pihak lain.
- Dapat memimpin tamu, memberikan informasi yang diperlukan, dan membantu para atasan untuk melayani apa saja yang tamu butuhkan.
- Hindari mengunyah makanan ketika berurusan dengan tamu atau sedang menerima panggilan.
- Hindari bekerja sama dengan karyawan lain di meja depan jika untuk tujuan non-kerja.
- Menyingkirkan hal-hal di atas meja yang tidak berkaitan dengan pekerjaan.
- Menghindari berjalan bolak-balik di ruang tamu dengan sandal maupun tampilan berantakan.
- Hindari mengobrol atau bertepuk tangan dengan karyawan lain.
Itulah hal-hal yang perlu Anda ketahui seputar tugas dan tanggung jawab resepsionis, syarat, skill yang harus dimiliki, hingga hal-hal yang perlu diperhatikan.
Semoga informasi ini dapat membantu Anda yang sedang mempersiapkan diri menjadi seorang resepsionis.
Sementara itu, bagi pemilik perusahaan, pekerjaan pencatatan pengunjung oleh resepsionis akan jauh lebih efisien jika menggunakan aplikasi Nimbus9.
Nimbus9 adalah aplikasi manajemen properti yang memungkinkan Anda mengelola gedung secara mudah dan paperless.
Nimbus9 memiliki fitur resepsionis di mana akan membantu Anda merampingkan proses masuk pengunjung dan tamu menggunakan formulir online.
Dengan begitu, pengunjung bisa memiliki pengalaman menyenangkan dan tak perlu menunggu dalam antrian.
Caranya mudah saja. Tamu hanya perlu melakukan scan barcode di meja resepsionis. Dilanjutkan dengan mengisi formulir dan upload ID Card dan diakhiri dengan memberikan barcode kepada petugas. Selesai! Mudah, bukan?
Segera unduh aplikasi Nimbus9 sekarang juga di Google Play Store!
Baca juga: Apa itu CRM, Manfaat, dan Strateginya dalam Membangun Bisnis