Kelola Stok Persediaan Barang Manajemen Properti dengan Mudah

Mengelola stok atau persediaan barang merupakan salah satu aspek penting dalam manajemen properti.

Oleh karena itu, diperlukan cara yang lebih mudah dan efisien untuk mengelola stok persediaan barang dalam manajemen properti.

Tanpa pengelolaan stok yang baik, risiko kekurangan barang, pemborosan, hingga keterlambatan dalam perbaikan fasilitas bisa saja terjadi.

Pelajari selengkapnya pada artikel berikut tentang pengelolaan stok persediaan barang dalam manajemen properti. Baca terus, ya!

Baca Juga: Mengenal Sistem Manajemen Inventaris Kantor & Cara Mengelolanya

Apa itu Stok Persediaan Barang?

Stok persediaan barang adalah barang-barang yang dimiliki oleh perusahaan untuk dijual atau digunakan dalam kegiatan operasional bisnis.

Dalam konteks manajemen properti, stok persediaan barang bertujuan untuk memastikan kebutuhan perawatan, perbaikan, dan pelayanan operasional berjalan lancar.

Persediaan barang ini tidak hanya terbatas pada perlengkapan kantor, tetapi juga mencakup alat kebersihan, perlengkapan teknis hingga spare part fasilitas gedung.

Baca Juga: Apa itu Manajemen Aset, Tujuan, Siklus & Manfaat bagi Bisnis

Jenis-Jenis Stok Persediaan Barang Manajemen Properti

Beberapa jenis stok persediaan yang umum ditemukan dalam pengelolaan properti antara lain:

• Peralatan maintenance seperti lampu, kabel, pipa, dan alat teknisi
• Perlengkapan kebersihan seperti sabun, pel, cairan pembersih, dan kantong sampah
• ATK dan perlengkapan administrasi
• Spare part fasilitas seperti AC, lift, dan pompa air

Pengelompokan jenis barang ini penting agar proses pencatatan dan pengawasan stok menjadi lebih terstruktur.

Baca Juga: Aset Tetap Adalah: Pengertian, Karakteristik, dan Contoh

Masalah dalam Mengelola Stok Persediaan Barang pada Manajemen Properti

Banyak pengelola properti yang masih menggunakan pencatatan manual seperti buku atau spreadsheet. Metode ini sering menimbulkan berbagai kendala, antara lain sebagai berikut.

1. Pencatatan manual yang tidak akurat

   Kesalahan input data, lupa mencatat barang keluar, atau data yang tidak diperbarui secara real-time sering terjadi. Akibatnya, jumlah stok di catatan tidak sesuai dengan kondisi fisik di gudang.

2. Sulit memantau barang masuk dan keluar

   Tanpa sistem yang jelas, pengelola sulit mengetahui riwayat penggunaan barang. Hal ini membuka peluang terjadinya kehilangan atau penggunaan barang yang tidak terkontrol.

3. Pemborosan dan kekurangan stok

   Stok yang tidak terpantau dengan baik dapat menyebabkan pembelian barang berlebihan (overstock) atau justru kehabisan stok saat dibutuhkan (stock out). Kedua kondisi ini berdampak pada biaya operasional dan kualitas layanan.

Baca Juga: Aset Lancar: Arti, Jenis & Bedanya dengan Aset Tidak Lancar

Cara Mudah Mengelola Stok Persediaan Barang Manajemen Properti

Agar pengelolaan stok persediaan barang menjadi lebih efektif, ada beberapa langkah praktis yang dapat diterapkan.

1. Buat kategori dan kode barang yang jelas

   Pengelompokan barang berdasarkan jenis dan fungsi memudahkan pencarian serta pencatatan. Setiap barang sebaiknya memiliki kode unik agar tidak tertukar.

2. Catat setiap barang masuk dan keluar

   Pastikan setiap transaksi barang dicatat, baik saat penerimaan maupun saat digunakan. Dengan begitu, jumlah stok selalu terupdate.

3. Tentukan batas minimum stok (reorder point)

   Batas minimum stok membantu pengelola mengetahui kapan harus melakukan pembelian ulang sebelum barang habis.

4. Lakukan stok opname secara berkala

   Pengecekan fisik barang secara rutin, misalnya setiap bulan, penting untuk memastikan data sesuai dengan kondisi nyata di gudang.

5. Gunakan sistem digital atau aplikasi inventory

   Penggunaan sistem digital mempermudah pencatatan dan pemantauan stok secara real-time. Selain itu, risiko human error juga dapat diminimalkan.

Baca Juga: Tantangan & Solusi Dalam Manajemen Operasional Perusahaan

Manfaat Mengelola Stok Persediaan Barang

Pengelolaan stok persediaan barang yang baik dapat memberikan banyak manfaat sebagai berikut.

1. Mempermudah operasional gedung

   Dengan adanya stok yang tersedia, tim maintenance dapat memperbaiki kerusakan dengan lebih cepat tanpa harus menunggu pengadaan barang baru.

2. Pengeluaran lebih terkontrol

   Data stok yang akurat membantu pengelola merencanakan pembelian barang dengan lebih tepat dan menghindari pemborosan anggaran.

3. Lebih transparan dan akurat

   Seluruh aktivitas barang tercatat dengan jelas sehingga memudahkan proses audit dan pembuatan laporan bulanan atau tahunan.

Baca Juga: Teknologi Digitalisasi dalam Manajemen Pengelolaan Gedung

Kelola Stok Persediaan Barang dengan Nimbus9!

Untuk mempermudah manajemen properti dalam mengelola stok persedian barang, sebaiknya gunakan aplikasi Nimbus9.

Aplikasi Nimbus9 merupakan all-in-one property management app yang dapat mempermudah pengelolaan properti di era modern.

Selain itu, aplikasi Nimbus9 memiliki fitur-fitur lengkap untuk menunjang pengelolaan gedung.

Mulai dari pengelolaan operasional, tenant, karyawan, hingga finance dan accounting semua bisa dilakukan dengan aplikasi Nimbus9.

Pelajari aplikasi Nimbus9 selengkapnya di sini.