Sederhanakan proses pengajuan reimbursement dengan aplikasi reimbursement online yang sudah terintegrasi dengan sistem aplikasi.
Klaim reimbursement adalah kegiatan yang bisa dilakukan oleh seluruh karyawan, selama bekerja terkadang harus mengeluarkan sejumlah uang pribadi demi kepentingan perusahaan.
Ajukan klaim reimbursement dengan cepat dan pantau prosesnya secara mudah melalui aplikasi HRD Nimbus9.
Pelajari selengkapnya apa itu reimbursement, biaya-biaya apa saja yang bisa di-reimburse, dan rekomendasi aplikasi reimbursement online.
Apa itu Reimbursement?
Reimbursement adalah proses penggantian atau pengembalian dana dari perusahaan kepada karyawan yang telah mengeluarkan sejumlah uang pribadi untuk membiayai kepentingan perusahaan.
Proses reimbursement biasanya melibatkan pengajuan klaim atau laporan pengeluaran oleh karyawan kepada divisi keuangan atau SDM perusahaan.
Hal ini merupakan mekanisme penting dalam manajemen biaya perusahaan dan memastikan bahwa karyawan tidak harus mengeluarkan uang pribadi untuk biaya yang seharusnya ditanggung oleh perusahaan.
Baca Juga: Manfaat Menggunakan Aplikasi Absensi Online
Daftar Biaya yang Bisa Di-reimburse
Berikut adalah daftar beberapa biaya yang umumnya bisa diajukan untuk klaim reimbursement oleh karyawan:
- Biaya Perjalanan Dinas: Reimbursement untuk biaya transportasi (darat, laut, udara), akomodasi (hotel atau penginapan), serta makan dan minum selama perjalanan dinas.
- Biaya Representasi: Biaya makan atau minum saat bertemu dengan klien atau rekan kerja, serta biaya rapat atau acara bisnis lainnya.
- Biaya Pelatihan dan Pengembangan: Klaim untuk biaya pendaftaran workshop, buku, kursus online, atau pelatihan lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan atau pengembangan karyawan.
- Biaya Kesehatan: Reimbursement untuk biaya perawatan medis, seperti biaya obat-obatan, biaya pengobatan, biaya kunjungan dokter.
- Biaya Komunikasi: Biaya telepon, internet, atau ponsel yang digunakan untuk kepentingan pekerjaan.
- Biaya Pengadaan Barang atau Jasa: Klaim untuk biaya pembelian perlengkapan kantor atau peralatan kerja yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas-tugas pekerjaan.
- Biaya Pengeluaran Lainnya: Biaya lain yang dikeluarkan secara pribadi oleh karyawan dalam menjalankan tugas-tugas pekerjaan yang telah disetujui oleh perusahaan.
Masalah yang Terjadi dalam Proses Reimbursement Manual
Jika proses reimbursement masih dilakukan secara manual, beberapa masalah yang mungkin akan terjadi antara lain:
1. Membutuhkan Proses Lebih Lama
Proses reimbursement yang dilakukan secara manual cenderung memakan waktu lebih lama karena perlu melampirkan dokumen fisik, pengisian formulir, dan tandatangan. Hal ini mengakibatkan keterlambatan dalam penggantian dana kepada karyawan.
2. Risiko Kecurangan
Pengajuan reimbursement secara manual meningkatkan risiko kecurangan atau penyalahgunaan, baik oleh karyawan maupun pihak-pihak lain yang terlibat dalam proses klaim reimbursement.
3. Kesulitan dalam Melakukan Pelacakan
Karyawan dan bagian keuangan atau HRD mungkin akan mengalami kesulitan dalam melacak proses klaim reimbursement.
Saatnya menggunakan fitur aplikasi reimbursement yang tersedia pada Aplikasi Nimbus9 untuk memudahkan proses reimbursement dengan lebih efisien, transparan, dan mudah dilacak.
Baca Juga: Rekomendasi Software ERP
Keuntungan Menggunakan Aplikasi Reimbursement Karyawan Nimbus9
- Proses dapat dilakukan dengan lebih cepat.
- Karyawan dapat mengajukan reimbursement dan mengupload bukti melalui aplikasi.
- Dapat dilacak dengan lebih mudah.
Aplikasi reimbursement tidak hanya mempercepat proses penggantian dana kepada karyawan, tetapi juga membantu perusahaan menghemat waktu dan biaya administrasi.