Apakah Anda tertarik menggunakan aplikasi PMS (Property Management System)?
Dengan menggunakan aplikasi PMS, Anda dapat mengelola kegiatan operasional seperti administrasi, penagihan, pemeliharaan fasilitas, hingga komunikasi dengan penyewa secara mudah.
Aplikasi PMS memiliki banyak kelebihan yang dapat meningkatkan efisiensi operasional bisnis properti.
Namun, tak bisa dipungkiri, aplikasi PMS juga memiliki kelebihan dan kekurangan yang perlu dipertimbangkan sebelum digunakan.
Artikel ini akan membahas baik dan buruk aplikasi property management system dan memberikan gambaran tantangan apa yang akan dihadapi. Yuk, simak terus, ya!
Baca Juga: Cloud PMS (Property Management System): Pengertian, Manfaat, Contoh
Apa Itu PMS (Property Management System)?
Property Management System adalah sebuah perangkat lunak atau sistem digital yang dirancang untuk membantu pengelola properti, seperti apartemen, hotel, gedung perkantoran, hingga kos-kosan, dalam menjalankan operasional sehari-hari.
Sistem ini berfungsi sebagai pusat manajemen yang mengintegrasikan berbagai aktivitas, mulai dari pencatatan data penghuni, manajemen penyewaan, pengelolaan keuangan, pemeliharaan gedung, keamanan, hingga laporan kegiatan operasional.
Dengan menggunakan PMS, proses yang biasanya dilakukan secara manual seperti pencatatan, penagihan, atau monitoring fasilitas dapat dilakukan secara otomatis, lebih cepat, dan minim kesalahan.
Secara sederhana, PMS adalah solusi teknologi yang mempermudah pengelolaan properti, meningkatkan efisiensi kerja, serta memberikan pengalaman yang lebih baik bagi penghuni atau penyewa.
Baca Juga: 6 Alasan Kenapa Anda Membutuhkan Aplikasi Manajemen Properti
Kelebihan dan Kekukrangan PMS (Property Management System)
Sebagai sebuah sistem yang diciptakan khusus untuk membantu dan mempersingkat waktu dalam kegiatan operasional bisnis properti. Namun begitu, PMS juga memiliki dua sisi, yakni kelebihan dan kekurangannya tersendiri.
Kelebihan Sistem PMS (Property Management System)
-
Meningkatkan Efisiensi Operasional
PMS mampu mengotomatisasi berbagai tugas rutin, seperti pemeliharaan fasilitas, kebersihan, keamanan, dan lainnya. Sehingga pemilik atau pihak pengelola properti bisa fokus pada pertumbuhan nilai properti.
-
Menghemat Biaya
Dengan sistem digital dapat mengurangi biaya tenaga kerja untuk melakukan dokumentasi riwayat perbaikan fasilitas. Selain itu, dokumentasi pemeliharaan fasilitas dapat di tracking untuk mendeteksi kerusakan dini sehingga bisa segera ditangani. Hal ini sangat berguna untuk menghindari kerusakan besar dan biaya perbaikan yang mahal.
-
Laporan Keuangan Real-Time
Melalui sistem ini semua transaksi keuangan dicatat secara otomatis dan akurat. Dengan laporan keuangan real-time, pemilik atau pihak pengelola properti dapat memantau arus kas secara langsung. Sehingga, data laporan keuangan yang akurat dapat mendukung pengambilan keputusan dengan tepat.
-
Keamanan Terjamin
Aplikasi PMS dilengkapi dengan fitur keamanan seperti enkripsi data dan kontrol akses untuk melindungi data dari ancaman cyber. Informasi penyewa, transaksi keuangan, dan informasi penting lainnya akan disimpan di dalam sistem dengan aman.
-
Kemudahan Integrasi
Banyak PMS modern yang dapat diintegrasikan dengan sistem lain, misalnya CRM, akuntansi, hingga platform marketing. Dengan adanya integrasi ini dapat memudahkan pemilik atau pengelola properti bekerja dengan efektif dan efisien.
Dengan berbagai manfaat tersebut, Property Management System bukan hanya sekadar alat digital, tetapi juga investasi strategis bagi pemilik maupun pengelola properti untuk meningkatkan kualitas layanan sekaligus menjaga keberlanjutan bisnis.
Baca Juga: 7 Tips Memilih Aplikasi Properti Manajemen Terbaik
Kekurangan Sistem PMS (Property Management System)
-
Biaya Implementasi
Penggunaan aplikasi PMS umumnya membutuhkan biaya, baik berupa biaya instalasi awal maupun langganan bulanan/tahunan. Bagi pengelola properti berskala kecil, pengeluaran ini bisa menjadi beban biaya tambahan.
-
Membutuhkan Pelatihan
Tidak semua staf atau pengelola terbiasa menggunakan teknologi, mereka perlu mengikuti pelatihan dan beradaptasi agar dapat memanfaatkan aplikasi PMS secara maksimal. Proses ini tentu memakan waktu dan biaya
-
Ketergantungan pada Internet
Sebagian besar aplikasi PMS berbasis cloud sehingga sangat bergantung pada koneksi internet. Jika jaringan bermasalah, akses ke sistem bisa terganggu dan memperlambat proses operasional.
-
Resistensi Pengguna
Sebagian pengelola maupun penghuni properti mungkin enggan beralih dari metode manual ke digital. Perubahan sistem ini bisa memicu penolakan atau keterlambatan dalam mengadopsi solusi digital.
-
Risiko Downtime
Jika penyedia aplikasi PMS mengalami masalah teknis atau server down, maka seluruh operasional bisa terhenti untuk sementara waktu.
Dengan memahami kekurangan ini, pemilik dan pengelola dapat menyiapkan strategi mitigasi, seperti memilih penyedia PMS yang handal, memastikan ada pelatihan untuk staf, hingga menyiapkan prosedur darurat ketika terjadi gangguan teknis.
Baca Juga: Tingkatkan Efisiensi Bisnis Real Estate dengan Aplikasi Manajemen Properti Nimbus9
Semoga poin-poin di atas dapat memberikan gambaran tentang kelebihan dan kekurangan dalam menggunakan aplikasi PMS (Property Management System).
Meskipun memiliki banyak kelebihan serta kekurangannya, namun dengan menggunakan software manajemen properti dapat meningkatkan efisiensi operasional bisnis sebanyak 35% menurut Property Management Insider (2023).
Dengan memilih sistem yang tepat, PMS bisa menjadi investasi jangka panjang yang meningkatkan kualitas pengelolaan properti secara keseluruhan.
Salah satu aplikasi property management system terbaik menawarkan fitur terlengkap yaitu Nimbus9. Sistem ini memiliki fitur pengelolaan gedung, manajemen tenant, akuntansi & keuangan, dan HRIS.
Selain itu, Nimbus9 menawarkan dukungan pelanggan yang responsif dan pembaruan sistem secara berkala untuk memastikan sistem berjalan dengan optimal. Jika Anda ingin mengetahui aplikasi ini lebih lengkap, dapatkan demo gratisnya di sini.