Dalam operasional bisnis, terutama yang memiliki banyak divisi atau cabang, proses pembelian barang atau jasa membutuhkan pengelolaan yang terstruktur.
Untuk memastikan bahwa setiap pembelian benar-benar diperlukan dan sesuai dengan anggaran, banyak perusahaan menggunakan purchase request (PR) sebagai langkah awal sebelum purchase order (PO) dibuat.
Purchase request adalah dokumen permintaan pembelian yang memiliki peran penting dalam menjaga alur pembelian agar lebih teratur dan efektif.
Blog Nimbus9 akan menjelaskan apa itu purchase request, perbedaan antara PR dan PO, serta manfaatnya bagi bisnis.
Baca Juga: Kelola Invoice Lebih Mudah dan Praktis dengan Aplikasi Digital
Apa yang Dimaksud dengan Purchase Request?
Purchase Request atau PR adalah dokumen internal yang diajukan oleh seorang karyawan atau divisi kepada departemen pengadaan untuk meminta persetujuan pembelian barang atau jasa tertentu
Biasanya purchase request berisi informasi detail mengenai barang yang diminta, alasan pembelian, jumlah yang diperlukan, dan tanggal permintaan.
Tujuan utama dari PR adalah untuk mendapatkan persetujuan manajerial sebelum pembelian dilakukan, memastikan bahwa pengeluaran sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Baca Juga: Arti dan Perbedaan Biaya Langsung dan Tidak Langsung
Perbedaan Purchase Order dan Purchase Request
Jangan sampai salah mengartikan purchase request sebagai purchase order. Karena, keduanya merupakan hal yang berbeda.
| Purchase Request | Purchase Order | |
| Pengertian | Dokumen internal yang diajukan oleh departemen yang membutuhkan untuk meminta persetujuan pembelian | Dokumen resmi yang diterbitkan oleh pembeli kepada pemasok untuk memesan barang atau jasa |
| Tujuan | Meminta persetujuan internal untuk pembelian barang atau jasa yang dibutuhkan | Untuk memesan barang atau jasa sesuai dengan jumlah pesanan telah disepakati |
| Pengguna | Departemen yang membutuhkan dan manajemen atau departemen pengadaan | Pembeli dan Pemasok |
| Manfaat | Memastikan kontrol anggaran dan persetujuan internal sebelum pembelian | Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas transaksi pembelian |
| Waktu Penerbian | Dibuat oleh departemen yang membutuhkan, diajukan untuk persetujuan | Dibuat setelah persetujuan purchase request, dikirim ke pemasok |
| Status Hukum | Tidak mengikat secara hukum | Mengikat secara hukum |
Format Pembuatan PR
Bila Anda ingin membuat format purchase request sendiri, maka ada beberapa poin penting yang harus dicantumkan:
- Nomor PR: Identifikasi unik untuk setiap permintaan permintaan pembelian.
- Tanggal Permintaan: Tanggal saat permintaan diajukan.
- Nama Pemohon: Informasi mengenai karyawan atau divisi yang mengajukan PR.
- Deskripsi Barang/Jasa: Rincian barang atau jasa yang diminta, termasuk nama, spesifikasi, dan jumlah.
- Estimasi Biaya: Perkiraan harga atau anggaran yang dibutuhkan untuk pembelian.
- Alasan Permintaan: Penjelasan mengapa barang atau jasa ini diperlukan.
- Persetujuan: Tanda tangan atau persetujuan dari manajer atau departemen terkait.
Baca Juga: Pengertian Biaya Operasional, Jenis, dan Cara Menghitungnya
Contoh Purchase Request
Berikut ini adalah contoh dokumen PR yang biasanya dibuat secara manual.
Baca Juga: 5 Manfaat Laporan Keuangan untuk Bisnis dan Contoh Laporannya
Beberapa perusahaan kecil hingga menengah yang telah menyadari pentingnya purchase request dan biasanya mereka masih membuat dokumen PR secara manual.
Namun, dokumen PR manual sangat berisiko rusak atau hilang dan jadi tidak efisien karena membutuhkan banyak kertas.
Kini, banyak perusahaan yang beralih ke PR digital yang sudah terintegrasi dengan sistem laporan keuangan.
Sistem PR digital menggunakan cloud sebagai penyimpanan data server yang aman dan bisa diakses kapan saja.
Aplikasi finance dan accounting seperti Nimbus9 bisa menjadi solusi terlengkap untuk menangani operasional bisnis perusahaan.
