Quotation adalah sebuah istilah umum dari sebuah dokumen yang lazim ditemui saat proses pembelian, permintaan, dan penawaran produk.
Biasanya dokumen ini memuat informasi tentang kesepakatan pembayaran antara dua belah pihak.
Lalu apa perbedaan quotation dan invoice? Meskipun keduanya sering digunakan dalam proses transaksi jual beli, namun ternyata quotation dan invoice memiliki fungsi yang berbeda.
Untuk mengetahui lebih lengkap tentang contoh dan perbedaannya, baca uraiannya di sini!
Pengertian Quotation
Apa itu quotation? Arti quotation dalam bisnis adalah sebuah surat penawaran yang diberikan kepada pelanggan setelah adanya permintaan dari perusahaan.
Jadi, quotation berbeda dari invoice yang didapatkan dari proses transaksi penjualan produk perusahaan.
Selain memuat informasi tentang kesepakatan harga, dokumen ini juga berisi informasi tentang kesepakatan pembayaran kedua belah pihak.
Berikut ini beberapa contoh metode pembayaran yang bisa dilakukan:
1. COD (Cash on Delivery)
Jika perusahaan menginginkan transaksi dilakukan secara tunai, maka mereka bisa menggunakan metode pembayaran cash on delivery.
Kelebihan metode pembayaran ini adalah saling menguntungkan dua belah pihak. Karena transaksi dilakukan secara cash, jadi tidak ada kekhawatiran dalam bertransaksi.
2. Cash Before Delivery
Jika sistem pembayaran disetujui dilakukan sebelum barang dikirim ke pelanggan, maka jenis pembayaran yang dipilih adalah cash before delivery.
Keuntungan yang didapatkan dari metode pembayaran ini adalah minimnya resiko penipuan yang bisa berdampak pada kegiatan operasional usaha.
Baca juga: 8 Cara Membuat Laporan Keuangan dengan Mudah dan Contohnya
3. Term of Payment
Metode pembayaran selanjutnya adalah term of payment. Metode pembayaran ini menggunakan jangka waktu tertentu.
Jika pembeli tidak memenuhi ketentuan, maka akan ada sanksi yang berlaku. Contohnya seperti blacklist dari daftar pelanggan.
Jenis-jenis Quotation
Setelah mengetahui pengertiannya, hal yang bisa dipelajari selanjutnya adalah jenis-jenis quotation.
Beberapa contoh quotation adalah vendor quotation dan customer’s quotation.
1. Vendor Quotation
Vendor quotation adalah penawaran dalam bentuk daftar kesepakatan yang disusun oleh perusahaan manufaktur pada pihak supplier atau vendor.
Jenis quotation ini biasanya memang lebih banyak digunakan oleh perusahaan manufaktur.
2. Customer’s Quotation
Berbeda dengan vendor quotation, customer’s quotation adalah surat penawaran yang dibuat oleh perusahaan untuk bisa mendapatkan pelanggan.
Jadi, misalnya sebuah perusahaan ingin melakukan penawaran penjualan pada pelanggan, maka mereka bisa mengeluarkan quotation jenis ini.
Perbedaan Quotation dan Invoice
Selain berbeda dari segi fungsi, perbedaan quotation dan invoice terletak pada beberapa aspek seperti:
- Quotation adalah surat penawaran yang diberikan pada pelanggan setelah adanya permintaan, sedangkan invoice diberikan setelah adanya transaksi sebagai tanda bahwa transaksi telah selesai.
- Informasi yang ada dalam quotation adalah harga barang atau jasa yang ditawarkan kepada pembeli, sedangkan invoice berisi surat penagihan kepada pembeli atau permintaan untuk melakukan pembayaran.
Baca juga: Pengertian Biaya Operasional, Jenis, dan Cara Menghitungnya
Susunan Quotation
Layaknya surat pada umumnya, quotation letter juga memiliki unsur-unsur penyusun. Beberapa aspek yang terdapat dalam susunan quotation adalah bagian pembuka, isi, dan penutup.
1. Bagian Pembuka
Biasanya isi dari bagian pembuka quotation adalah informasi singkat mengenai perusahaan atau company profile.
Ketika mengenalkan perusahaan, disarankan untuk melampirkan surat-surat pendukung seperti SIUP (Surat Izin Untuk Perdagangan), TDR (Tanda Daftar Rekanan), NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak), dan sertifikat lainnya untuk pendukung legalitas perusahaan.
Selain itu, sebutkan juga keunggulan perusahaan Anda agar lebih menarik di mata konsumen.
Contohnya seperti produk yang diproduksi telah berstandar SNI atau menggunakan peralatan series A yang menjamin kualitas barang yang diproduksi.
Intinya, buat konsumen berfikir bahwa perusahaan Anda adalah partner yang layak untuk diajak kerjasama.
2. Bagian Isi Surat
Pada bagian isi, detail quotation bisa mulai dijabarkan. Contohnya seperti jenis barang, harga yang ditawarkan, hingga jumlah minimal order.
3. Bagian Penutup
Selanjutnya, isi dari bagian terakhir quotation adalah harapan Anda untuk menjalin kerjasama dengan calon pembeli atau klien. Jangan lupa juga untuk mengakhiri surat dengan ucapan terimakasih.
Baca juga: General Ledger Adalah: Pengertian, Fungsi & Cara Buatnya
Contoh Quotation
Agar lebih jelas, berikut ini adalah contoh quotation letter:
Manfaat Quotation
Dari beberapa penjelasan di atas, bisa diketahui bahwa quotation adalah dokumen yang penting dalam proses transaksi jual beli perusahaan.
Berikut ini beberapa manfaat quotation lainnya yang perlu diketahui pelaku usaha.
1. Meningkatkan Efektifitas dan Efisiensi Kerja
Sebuah quotation mempermudah perusahaan ketika membutuhkan suatu barang atau jasa karena seluruh harga dan jumlah barang telah tertulis di dalamnya.
Dengan begitu, perusahaan bisa menghemat waktu dan bekerja dengan lebih efektif dan efisien.
2. Mempermudah Proses Pengadaan Barang atau Jasa
Adanya quotation juga dapat meminimalisir kekhawatiran pembeli dalam melakukan permintaan produk atau jasa dalam jumlah yang besar karena di dalamnya telah tertera informasi lengkap tentang jumlah dan harga produk.
3. Minim Resiko
Dengan adanya quotation artinya risiko seperti pembatalan pembelian, perubahan harga, atau perubahan ketersediaan stok bisa diminimalisir.
4. Membantu Mengatur Pengeluaran dan Pemasukan Uang
Jika rincian barangnya jelas, perusahaan bisa lebih teratur dalam mengatur uang yang masuk dan keluar.
Dengan begitu, kondisi keuangan perusahaan bisa tetap berada pada anggaran yang telah ditentukan sebelumnya.
Nah, itu dia penjelasan lengkap tentang apa itu quotation, jenis-jenis, perbedaannya dengan invoice hingga contoh dan manfaatnya.
Dari penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa quotation letter adalah surat penawaran yang diberikan kepada pelanggan setelah adanya permintaan dari perusahaan.
Karena pencatatan transaksi keuangan di sebuah perusahaan adalah hal yang harus diperhatikan dengan teliti, oleh karena itu, untuk mempermudah proses pencatatan keuangan di bisnis Anda, Nimbus9 menghadirkan layanan manajemen properti yang terintegrasi.
Mulai dari pemeliharaan preventif aset, pencatatan transaksi keuangan hingga sistem pelaporan, semuanya bisa disatukan dalam satu sistem.
Dengan adanya sistem yang terintegrasi dan otomatisasi ini, pekerjaan bisa lebih terkontrol dan bisa dikerjakan secara lebih efektif dan efisien.
Oleh karena itu, konsultasikan dengan kami sekarang untuk membuat sistem manajemen bisnis Anda lebih terintegrasi!
Baca juga: 5 Manfaat Laporan Keuangan untuk Bisnis dan Contoh Laporannya