Property management merupakan bagian penting untuk memastikan sebuah properti dapat beroperasi dengan baik, terawat, dan memberikan pengalaman yang nyaman bagi tenant maupun penghuni.

Namun dalam praktiknya, property management tidak hanya berkaitan dengan pemeliharaan bangunan, tetapi mencakup berbagai aspek. Semakin besar dan kompleks sebuah properti, semakin banyak pula aspek yang perlu dikelola.

Lalu, apa saja yang sebenarnya menjadi ruang lingkup dalam property management? Berikut penjelasannya.

1. Pengelolaan Operasional Properti

Operasional merupakan salah satu aspek utama dalam property management. Pengelolaan ini bertujuan memastikan aktivitas sehari-hari di dalam properti dapat berjalan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

Beberapa aktivitas yang termasuk di dalamnya antara lain pemeriksaan kondisi area, checklist operasional, pemantauan fasilitas, penanganan temuan di lapangan, hingga monitoring pekerjaan pemeliharaan.

Sebagai contoh, tim pengelola dapat melakukan pemeriksaan rutin terhadap area publik, fasilitas gedung, maupun kondisi tertentu yang membutuhkan perhatian. Jika ditemukan masalah, informasi tersebut perlu dicatat dan diteruskan kepada tim terkait untuk ditindaklanjuti.

Dengan proses operasional yang terstruktur, pengelola dapat mengetahui kondisi properti dengan lebih baik dan mengurangi risiko pekerjaan yang terlewat.

2. Pengelolaan Tenant atau Penghuni

Tenant atau penghuni merupakan salah satu pihak yang berinteraksi langsung dengan pengelola properti. Oleh karena itu, pengelolaan data dan aktivitas tenant menjadi bagian penting dari property management.

Beberapa hal yang perlu dikelola meliputi:

• Data tenant atau penghuni
• Permintaan dan keluhan
• Pengumuman
• Riwayat pembayaran
• Manajemen paket

Pengelolaan tenant yang baik membantu tim property management mengetahui informasi setiap tenant secara lebih terorganisir. Selain itu, riwayat interaksi dan permintaan juga dapat terdokumentasi sehingga memudahkan proses tindak lanjut.

Dalam properti komersial, pengelolaan tenant juga dapat mencakup proses fitting out, pengawasan aktivitas tenant, hingga koordinasi terkait peraturan dan operasional gedung.

3. Pengelolaan Keuangan Properti

Aspek keuangan juga menjadi bagian penting dalam pengelolaan properti. Aktivitasnya tidak hanya berkaitan dengan pencatatan transaksi, tetapi juga memastikan kewajiban pembayaran dan biaya operasional dapat dipantau dengan baik.

Beberapa aktivitas yang umum dilakukan antara lain:

• Penagihan sewa
• Penagihan IPL atau service charge
• Penagihan listrik dan air
• Pencatatan pembayaran
• Monitoring piutang
• Pengelolaan biaya operasional
• Penyusunan laporan keuangan

Data keuangan yang terorganisir dapat membantu pengelola memantau kondisi pembayaran tenant dan mengetahui transaksi yang masih perlu ditindaklanjuti.

Bagi manajemen, informasi tersebut juga dapat digunakan sebagai dasar dalam melakukan monitoring dan evaluasi kondisi finansial properti.

4. Pengelolaan Fasilitas dan Utilitas

Gedung apartemen atau komersial memiliki berbagai fasilitas dan utilitas yang harus berfungsi dengan baik. Oleh karena itu, pengelola perlu melakukan pemeriksaan, pemeliharaan, serta pencatatan terhadap kondisi fasilitas secara berkala.

Fasilitas dan utilitas yang dapat menjadi bagian dari pengelolaan antara lain:

• Listrik
• Air
• Lift
• AC atau HVAC
• Genset
• Sistem keamanan
• Area publik
• Fasilitas penghuni
• Fasilitas pendukung lainnya

Selain memastikan fasilitas tetap berfungsi, pengelola juga perlu memantau penggunaan dan kondisi fasilitas untuk membantu mengidentifikasi potensi masalah lebih awal.

Sebagai contoh, pencatatan meteran listrik dan air secara berkala dapat membantu pengelola memantau penggunaan utilitas sekaligus mendukung proses perhitungan tagihan.

5. Pengelolaan Keamanan dan Pengunjung

Keamanan menjadi aspek yang tidak dapat dipisahkan dari pengelolaan properti. Selain menjaga keamanan area, pengelola juga perlu mengetahui aktivitas keluar-masuk orang di lingkungan properti.

Salah satu aktivitas yang dapat dilakukan adalah dengan visitor management. Proses ini dapat mencakup pendataan pengunjung, tujuan kunjungan, unit atau tenant yang dituju, hingga waktu masuk dan keluar.

Untuk properti seperti apartemen, perkantoran, dan pusat perbelanjaan, sistem pengelolaan pengunjung dapat membantu tim terkait memperoleh informasi yang lebih terstruktur mengenai aktivitas pengunjung.

Pengelolaan akses juga dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan karakteristik masing-masing properti.

6. Pengelolaan Sumber Daya Manusia

Operasional properti tidak dapat berjalan tanpa tim yang menjalankannya sehingga perlu ada satu bagian yang mengelola sumber daya manusia.

Beberapa aktivitas yang dapat dikelola meliputi:

• Data karyawan
• Kehadiran
• Jadwal kerja atau shift
• Aktivitas tim
• Evaluasi kinerja
• Administrasi SDM

Pengelolaan SDM yang terstruktur membantu manajemen mengetahui siapa yang bertanggung jawab terhadap suatu pekerjaan dan bagaimana aktivitas tim berjalan.

7. Pengelolaan Dokumen, Kontrak, dan Perizinan

Property management juga memiliki tanggung jawab administratif yang cukup besar. Berbagai dokumen perlu disimpan dan dipantau agar dapat ditemukan ketika dibutuhkan.

Dokumen yang dikelola dapat berupa:

• Kontrak tenant
• Kontrak vendor
• Dokumen perizinan
• Dokumen operasional
• Dokumen pemeliharaan
• Dokumen administrasi lainnya

Selain menyimpan dokumen, pengelola juga perlu memperhatikan masa berlaku kontrak dan perizinan. Dokumen yang mendekati masa kedaluwarsa perlu ditindaklanjuti agar tidak mengganggu kegiatan operasional.

Oleh karena itu, pengelolaan dokumen yang baik bukan hanya tentang penyimpanan, tetapi juga bagaimana informasi tersebut dapat dipantau dan digunakan ketika diperlukan.

8. Monitoring dan Pelaporan Properti

Berbagai aktivitas yang dilakukan dalam property management pada akhirnya membutuhkan monitoring dan pelaporan.

Manajemen perlu memperoleh informasi mengenai kondisi operasional properti, pekerjaan yang sedang berlangsung, pembayaran tenant, komplain, hingga kondisi fasilitas.

Laporan tersebut dapat digunakan untuk:

• Memantau aktivitas operasional
• Mengetahui pekerjaan yang belum selesai
• Mengidentifikasi masalah
• Mengevaluasi kinerja tim
• Memantau pembayaran
• Mendukung pengambilan keputusan

Dengan adanya informasi yang terorganisir, manajemen dapat memperoleh gambaran kondisi properti tanpa harus bergantung pada informasi yang tersebar dari berbagai sumber.

Kelola Property Management Lebih Terstruktur dengan Nimbus9

Nimbus9 membantu tim pengelola properti mengelola berbagai aktivitas dalam satu platform, mulai dari Building Management, Tenant Management, Accounting, hingga HRD.

Dengan data dan aktivitas yang terintegrasi, tim dapat memantau operasional, mengelola tenant, menangani komplain, memonitor pekerjaan, hingga mengelola pembayaran dengan lebih terstruktur.

Permudah kerja tim pengelola properti dengan Nimbus9.