Salah satu tantangan besar dalam pengelolaan gedung adalah memantau kunjungan tamu.
Banyak gedung kantor yang masih menggunakan metode manual seperti buku tamu dan kartu khusus pengunjung.
Sayangnya, cara ini tidak hanya memakan waktu, tapi juga rawan kesalahan dan dapat menimbulkan risiko keamanan.
Semua risiko tersebut dapat diatasi dengan Visitor Management System (VMS) untuk mengelola kunjungan tamu dengan lebih efisien.
Pelajari lebih lanjut untuk mengetahui bagaimana cara kerja VMS yang dapat membantu meningkatkan keamanan gedung Anda.
Baca Juga: Manfaat Menggunakan Visitor Management System
Apa itu Visitor Management System
Visitor Management System (VMS) adalah sistem digital yang dirancang untuk mencatat, mengelola, dan memantau kunjungan tamu yang masuk dan keluar gedung.
Sistem ini menggantikan metode manual seperti buku tamu dengan proses yang lebih cepat, kontrol akses yang lebih aman.
Selain itu, dengan menggunakan VMS pihak pengelola gedung juga dapat memantau secara real-time, serta penyimpanan dan pelaporan data pengunjung yang lebih rapi.
Sistem VMS dapat membantu meningkatkan keamanan, efisiensi operasional, dan kepatuhan terhadap regulasi keamanan.
Baca Juga: Teknologi Barcode: Pengertian dan Manfaatnya Untuk Sistem Pengelolaan Gedung
Mengapa Perlu Menggunakan Visitor Management System?
Berikut adalah alasan mengapa Visitor Management System penting bagi pengelola gedung properti modern.
-
Data pengunjung lebih akurat
Sistem VMS mencatat seluruh aktivitas kunjungan secara digital, mulai dari waktu datang, area yang dikunjungi, hingga waktu keluar.
Dengan data yang tersimpan otomatis, pengelola dapat membuat laporan kunjungan harian, mingguan, hingga bulanan tanpa perlu input manual.
Data ini juga sangat membantu untuk evaluasi keamanan dan audit operasional gedung.
-
Menghemat waktu
Proses check-in tamu yang biasanya memakan waktu bisa dilakukan dalam hitungan detik.
Tamu cukup mendaftar melalui aplikasi atau scan QR code di lobi, tanpa perlu antri lama di meja resepsionis.
Selain itu, data kunjungan akan langsung tersimpan otomatis dalam sistem, sehingga staf tidak perlu mencatat manual atau mencari data secara fisik.
-
Meningkatkan keamanan gedung
Setiap tamu wajib melakukan verifikasi identitas sebelum diizinkan masuk.
Sehingga pengelola bisa mengetahui siapa yang datang, kapan datang, dan tujuan kunjungannya.
Hal ini membantu mencegah akses tidak sah, sekaligus memudahkan pelacakan jika terjadi insiden keamanan.
Baca Juga: Alasan Mengapa Membutuhkan Aplikasi Manajemen Properti
Bagaimana Cara Kerja Visitor Management System
Cara kerja visitor management tentunya berbeda-beda, namun secara umum prosesnya tetap sama. Berikut adalah penjelasan cara kerja VMS.
-
Scan Barcode di Meja Resepsionis
Tamu yang datang cukup memindai barcode (QR Code) yang tersedia di meja resepsionis menggunakan ponsel mereka. Langkah ini menggantikan cara manual seperti menulis nama di buku tamu.
-
Mengisi Formulir & Upload ID Card
Setelah memindai barcode, tamu diarahkan ke formulir digital di mana mereka mengisi data diri, seperti:
• Nama lengkap
• Nomor telepon
• Tujuan kunjungan
• Nama orang yang ingin ditemui
• Upload kartu identitas (KTP/SIM)Proses ini membantu memastikan keamanan dan verifikasi identitas pengunjung.
-
Berikan Barcode kepada Petugas
Setelah mengisi data, sistem akan otomatis membuat barcode unik sebagai tanda bukti registrasi. Tamu kemudian menunjukkan barcode tersebut kepada petugas keamanan atau resepsionis untuk proses check-in.
-
Selesai
Petugas memindai barcode tersebut dan sistem akan menampilkan status bahwa tamu sudah berhasil check-in. Data tamu tersimpan otomatis di sistem, dan proses kunjungan sudah terkonfirmasi tanpa perlu input manual.
Baca Juga: Rekomendasi Aplikasi Pengelolaan Properti Terbaik
Rekomendasi Aplikasi Visitor Management System Terbaik: Nimbus9
Nimbus9 adalah aplikasi PMS yang dilengkapi dengan fitur Visitor Management System untuk mempermudah dan mengoptimalkan proses penerimaan tamu melalui formulir digital.
Dengan Nimbus9, proses kunjungan menjadi lebih cepat, efisien, dan nyaman, tanpa perlu antri lama di meja resepsionis.
Cara penggunaannya pun sederhana, pengunjung cukup memindai barcode yang tersedia di meja resepsionis, mengisi formulir online, dan mengunggah kartu identitas.
Setelah itu, sistem akan menghasilkan kode barcode konfirmasi yang dapat ditunjukkan kepada petugas untuk melanjutkan proses masuk.
Saatnya sederhanakan proses manajemen pengunjung, segera unduh aplikasi Nimbus9 melalui Google Play Store dan App Store!