HRIS (Human Resource Information System) adalah sebuah sistem digital yang digunakan oleh tim HR untuk menyederhanakan tugas-tugas yang berkaitan dengan karyawan.
Tugas-tugas seperti membuat jadwal shift kerja, penghitungan gaji, penilaian kinerja, mencatat kehadiran karyawan, hingga penghitungan payroll, dan reimbursement dapat dibantu dengan software HRIS.
Software HRIS adalah solusi praktis untuk membantu HR bekerja lebih efektif dan efisien.
Pengertian HRIS
Menurut Mondy (2010), HRIS adalah suatu pendekatan yang terkelola untuk memperoleh informasi yang relevan dan tepat waktu dalam pengambilan keputusan sumber daya manusia.
Secara sederhana, HRIS digunakan untuk mengelola berbagai aktivitas yang berkaitan dengan sumber daya manusia dalam sebuah perusahaan.
Melalui HRIS, perusahaan dapat menyimpan, mengolah, dan mengelola data karyawan secara terpusat.
Perbedaan utama HRIS dengan sistem manual terletak pada efisiensi dan akurasi.
Jika sebelumnya HR harus bergantung pada dokumen fisik atau spreadsheet, kini semua data dapat diakses secara real-time, lebih aman, dan minim risiko human error.
Baca Juga: 5 Manfaat Menggunakan Aplikasi Absensi Online
Manfaat HRIS bagi Perusahaan
Mengimplementasikan HRIS memberikan banyak keuntungan yang sangat berpengaruh pada kinerja perusahaan secara keseluruhan. Beberapa manfaat utamanya antara lain:
-
Efisiensi Administrasi HR
Tugas-tugas administratif seperti mengelola absensi, cuti, payroll, hingga kontrak kerja karyawan yang biasanya memakan banyak waktu dapat dilakukan secara otomatis dengan HRIS.
Proses yang tadinya manual dan berulang kini bisa selesai hanya dengan beberapa klik, sehingga HR dapat mengalihkan fokusnya pada pekerjaan yang lebih strategis, seperti pengembangan talenta dan peningkatan produktivitas.
-
Meningkatkan Akurasi Data
Kesalahan akibat human error, misalnya salah input jumlah lembur atau salah menghitung gaji, seringkali menimbulkan masalah serius bagi perusahaan.
Dengan HRIS, semua data tercatat secara sistematis dan otomatis, sehingga lebih akurat, rapi, dan mudah dilacak. Data yang valid ini juga akan menjadi dasar yang kuat untuk pengambilan keputusan.
-
Mendukung Pengambilan Keputusan
HRIS umumnya dilengkapi dengan fitur analitik yang menyajikan data dalam bentuk laporan, grafik, atau dashboard interaktif.
Hal ini membantu manajemen memahami tren yang terjadi, misalnya tingkat absensi karyawan, tingkat turnover, hingga kebutuhan perekrutan di masa mendatang.
-
Meningkatkan Employee Experience
Selain membantu HR, HRIS juga memberikan pengalaman yang lebih baik bagi karyawan. Melalui fitur employee self-service, karyawan bisa mengakses data pribadi, melihat slip gaji, mengajukan cuti, atau memeriksa sisa cuti, mengajukan reimbursement secara mandiri melalui aplikasi.
Hal ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga meningkatkan kepuasan karyawan terhadap sistem kerja perusahaan.
Baca Juga: Bagaimana Cara Mengelola Cuti Kerja Karyawan?
Fitur Utama HRIS
Setiap HRIS memiliki fitur yang beragam, namun umumnya meliputi:
-
Manajemen Data Karyawan
HRIS menyediakan database terpusat untuk menyimpan seluruh informasi karyawan, mulai dari data pribadi, riwayat pendidikan, pengalaman kerja, hingga dokumen penting seperti kontrak, sertifikat, dan evaluasi kinerja.
Dengan adanya sistem ini, HR tidak perlu lagi mengandalkan tumpukan dokumen fisik atau spreadsheet yang rentan hilang. Semua data tersimpan secara aman dan mudah diakses kapan saja.
-
Attendance & Time Tracking
Pencatatan absensi dan jam kerja menjadi lebih praktis dengan HRIS. Sistem dapat merekam kehadiran harian karyawan, mencatat lembur, serta mengatur jadwal shift dengan otomatis.
Beberapa HRIS modern bahkan sudah mendukung integrasi dengan mesin fingerprint, aplikasi mobile, hingga GPS tracking, sehingga absensi lebih transparan dan akurat, terutama untuk perusahaan dengan banyak karyawan lapangan.
-
Payroll & Reimbursement
Menghitung gaji, tunjangan, potongan pajak, hingga iuran BPJS kerap menjadi pekerjaan rumit jika dilakukan manual. Dengan HRIS, proses payroll bisa berjalan otomatis setiap periode gajian.
Selain itu, fitur reimbursement memudahkan karyawan untuk mengajukan klaim biaya (seperti perjalanan dinas atau kesehatan) langsung melalui sistem. Hal ini mempercepat alur persetujuan sekaligus meningkatkan akurasi pencatatan keuangan perusahaan.
-
Manajemen Cuti, Izin, Lembur
Selain absensi harian, HRIS juga menyediakan fitur untuk mengatur cuti karyawan. Karyawan bisa mengajukan cuti secara mandiri melalui sistem, lalu otomatis diteruskan ke atasan untuk persetujuan.
Semua riwayat cuti tercatat rapi sehingga HR tidak perlu lagi menghitung manual sisa cuti setiap karyawan. Proses ini meningkatkan transparansi sekaligus mengurangi potensi kesalahpahaman antara HR dan karyawan.
-
Laporan & Analitik
HRIS dilengkapi dengan fitur pembuatan laporan real-time yang menyajikan data karyawan dalam bentuk tabel, grafik, atau dashboard interaktif. Misalnya laporan absensi, izin, cuti, lembur pada tiap departemen.
Laporan analitik ini membantu HR dan manajemen membuat keputusan berbasis data (data-driven decision making) yang lebih tepat sasaran.
Baca Juga: Peran Penting Aplikasi HRIS Untuk Memantau Kehadiran Karyawan Secara Realtime
Tips Memilih Aplikasi HRIS yang Tepat
Tidak semua HRIS cocok untuk setiap perusahaan. Beberapa tips berikut bisa menjadi pertimbangan:
-
Sesuaikan dengan Kebutuhan Perusahaan
Sebelum memilih aplikasi, sebaiknya identifikasi masalah utama yang ingin diselesaikan, misalnya pengelolaan absensi, payroll, atau analisis data karyawan. Dengan begitu, Anda bisa memilih HRIS yang benar-benar relevan dengan kebutuhan bisnis.
-
Pertimbangkan Skala dan Pertumbuhan
Pastikan HRIS dapat digunakan sesuai jumlah karyawan saat ini, sekaligus mampu beradaptasi ketika perusahaan berkembang di masa depan. Fleksibilitas sistem akan sangat membantu menghindari migrasi data yang rumit.
-
Keamanan Data
Data karyawan merupakan aset penting perusahaan. Pastikan HRIS yang dipilih memiliki standar keamanan tinggi, seperti enkripsi data dan kontrol akses, untuk melindungi kerahasiaan informasi.
Nimbus9, Solusi HRIS untuk Perusahaan
Salah satu aplikasi HRIS yang dapat membantu mewujudkan percepatan digitalisasi perusahaan Anda adalah Nimbus9.
Berbagai fitur tersedia, mulai dari absensi online, membuat jadwal & shift kerja, manajemen cuti, payroll, hingga reimbursement.
Selain itu, aplikasi Nimbu9 juga sudah berbasis cloud, sehingga bisa diakses kapan saja dan di mana saja.
Tertarik mencoba aplikasi Nimbus9 untuk perusahaan Anda? Cek aplikasi Nimbus9 sekarang!