Nota adalah salah satu bukti pembayaran yang sudah pasti kerap Anda terima setelah melakukan transaksi jual beli.
Berbeda dengan invoice, harga objek pada nota biasanya tidak dikenakan pajak dan dibuat secara manual.
Nota dibutuhkan oleh kedua pihak baik penjual maupun pembeli sebagai bukti adanya transaksi.
Tahukah Anda bahwa nota juga dibedakan menjadi beberapa jenis? Yuk simak pembahasannya berikut ini.
Apa itu Nota?
Nota adalah bukti tertulis dari transaksi secara tunai yang sebelumnya telah dilakukan. Biasanya dokumen ini akan dibuat oleh pihak penjual dan diberikan pada pembeli.
Pada umumnya, nota adalah catatan transaksi yang dibuat secara dua rangkap.
Di mana salinan pertama nantinya akan disimpan oleh penjual, dan satunya lagi diberikan pada pembeli.
Dokumen ini menjadi salah satu bukti bahwa pernah terjadi transaksi antar kedua belah pihak, dengan jumlah nominal sesuai yang disebutkan di dalamnya.
Selain itu, nota adalah bukti apabila terjadi kesalahan dalam sebuah transaksi.
Anda dan perusahaan pun dapat menggunakan dokumen ini sebagai bahan pertimbangan dalam membuat dan mengecek kembali laporan arus keuangan.
Dalam dunia bisnis sendiri, nota adalah salah satu catatan penting, sehingga penempatannya pun dilakukan secara khusus yakni pada bagian arsip perusahaan atau toko.
Nantinya, pada periode waktu tertentu, seluruh dokumen akan direkap untuk dijadikan bukti dari laporan arus keuangan.
Umumnya, penjual tidak hanya menggunakan nota sebagai bukti transaksi yang sebelumnya sudah dilakukan, melainkan juga untuk informasi mengenai total barang terjual, harga, potongan pembelian, syarat retur, dan lainnya.
Jenis-Jenis Nota
Jika dilihat dari jenisnya, dokumen ini dapat dikelompokan menjadi beberapa macam sesuai kebutuhan.
Penjelasan lebih lanjut dari masing-masing nota adalah sebagai berikut.
1. Nota Debit
Kategori pertama dari nota adalah nota debit. Di mana, jenis ini merupakan bukti transaksi yang dilakukan perusahaan setelah berhasil memperkirakan nominal pembayaran pelanggannya.
Hal tersebut bisa terjadi karena berbagai faktor.
Nantinya, nota akan dikirimkan pada konsumen, apabila barang yang dibeli mengalami kerusakan, tidak sesuai pesanan, dan lain sebagainya.
Di mana pengembalian ini hanya bisa dilakukan atas persetujuan dari si penjual juga.
Baca juga: Aset Tetap Adalah: Pengertian, Karakteristik, dan Contoh
2. Nota Kredit
Jenis selanjutnya yang ada pada nota adalah nota kredit.
Di mana, kategori ini merupakan bukti dari adanya transaksi penerimaan kembali barang yang sebelumnya sudah terjual secara kredit pada pihak tertentu.
Barang yang dikembalikan biasanya mengalami kerusakan dalam perjalanan atau tidak sesuai dengan permintaan awal si pembeli.
Nantinya, penjual akan memeriksa kembali dokumen faktur yang sebelumnya diberikan untuk mengecek apakah barang tersebut benar memiliki kerusakan sebelum dikirimkan atau memang tidak sesuai pesanan.
3. Nota Kontan
Nota kontan merupakan bukti bahwa telah dilakukannya sebuah transaksi.
Tujuannya sendiri sama seperti jenis lainnya, yaitu untuk mendokumentasikan pengeluaran secara tunai yang dibuat sebelumnya.
Nota ini sendiri biasa dibuat dalam dua rangkap, di mana salinan pertamanya merupakan nota asli dan yang lain merupakan bentuk gandanya. Hal ini dilakukan guna memudahkan pengarsipan.
4. Nota Penjualan
Pada jenis ini, nota adalah sebuah resi atau bukti bahwa telah terjadi proses pembelian barang secara tunai.
Sama seperti jenis kontan, dalam pembuatannya nota ini juga memiliki dua rangkap dengan tujuan untuk memudahkan proses pencatatan keuangan nantinya.
Baca juga: Aset Lancar: Arti, Jenis & Bedanya dengan Aset Tidak Lancar
Cara Membuat Nota
Cara membuat nota sebenarnya cukup mudah. Anda bisa melakukannya secara manual maupun dengan bantuan aplikasi atau perangkat lunak pendukung lainnya.
Penjelasan lebih lanjut mengenai cara membuat nota adalah sebagai berikut.
1. Tulis Nama Perusahaan Lengkap dengan Nomor Notanya
Tahap pertama dari tata cara membuat nota adalah menambahkan nama bisnis atau perusahaan Anda lengkap dengan alamat dan juga nomor yang bisa dihubungi.
Berikan juga kode yang bisa diambil dari urutan penulisan atau pembuatannya.
2. Buat Tabel Nota
Tahap selanjutnya dalam tata cara membuat nota adalah dengan membentuk tabel.
Di mana di dalamnya nanti berisi nomor, kode, nama, jumlah barang, harga satuan, dan juga total.
3. Sediakan Kolom dan Cap Watermark
Terakhir, jangan lupa untuk menyediakan kolom nama pembeli, tanggal dilakukannya transaksi, dan juga tanda tangan Anda selaku pemilik barang yang didagangkan.
Sediakan juga cap sebagai watermark atau bukti keaslian dari dokumen tersebut.
Itulah penjelasan mengenai apa itu nota, jenis-jenis, serta fungsinya dalam bisnis.
Dapat disimpulkan bahwa nota adalah elemen penting pada transaksi bisnis sebagai bukti terjadinya sebuah transaksi.
Baik nota maupun invoice memiliki fungsi yang sama pentingnya.
Nah, kini Anda bisa lebih mudah mengecek invoice tagihan utilitas bangunan melalui Nimbus9 yang terdiri dari dua aplikasi management building dan tenant.
Melalui Nimbus9 tenant, Anda dapat melakukan pengecekan detail invoice berupa jumlah tagihan, pemakaian air & listrik, foto meteran air & listrik, serta tata cara pembayaran.
Anda juga bisa melihat tagihan dari bulan sebelumnya lho!
Proses yang terjadi secara otomatis dan praktis melalui aplikasi mobile membuat pengelolaan gedung dan keuangan lebih efisien.
Apabila Anda ingin tahu lebih lanjut, jangan ragu menghubungi tim kami untuk berkonsultasi!
Baca juga: Marketing Funnel: Pengertian, Tahapan dan Strategi Penerapan