Apa itu Invoice? Pengertian, Fungsi dan Cara Membuat

Daftar Isi

Dalam kegiatan jual beli, bukti transaksi merupakan hal penting yang tidak boleh terlewatkan. Nah, salah satunya melalui invoice. Invoice adalah bukti pembelian, hampir sama seperti nota, tetapi keduanya cukup berbeda.

Adanya invoice juga akan memudahkan seorang akuntan dalam menuliskan laporan keuangan.

Biasanya invoice akan dicetak rangkap tiga untuk penjual, pembeli, dan sebagai cadangan. Lantas, apa perbedaan invoice dan nota? Yuk simak ulasan selengkapnya di bawah ini.

Apa itu Invoice?

Secara bahasa, faktur atau invoice artinya daftar tagihan yang dikeluarkan oleh penjual untuk pembeli. Di mana, akan muncul ketika pemesanan dan pengiriman telah selesai dilakukan.

Selain itu, keberadaan dari daftar tagihan ini sendiri erat kaitannya dengan akuntansi. Di mana, invoice adalah salah satu faktor penting nantinya dalam proses pembukuan keuangan perusahaan.

Maka dari itu, faktur umumnya dicetak rangkap tiga yakni sebagai bukti si pembeli, penjual, dan sebagai cadangan.

Sebab, invoice adalah berkas tagihan yang bertujuan untuk memudahkan pengelola keuangan perusahaan dalam menghitung dan membukukan kas nantinya.

Fungsi Invoice

Sebagai dokumen wajib bagi sebuah perusahaan bisnis, tentu saja tidak terlepas dari adanya berbagai fungsi penting yang melekat di dalamnya.

Penjelasan lengkap mengenai kegunaan dari invoice adalah sebagai berikut.

Sebagai berkas yang memuat berbagai komponen dalam rincian pembelian. Fungsi utama dari invoice adalah menagih pembeli atau konsumen supaya segera melakukan pembayaran.
Fungsi selanjutnya dari invoice adalah dapat dijadikan sebagai sumber informasi pengeluaran kas yang sebelumnya pernah dilakukan.
Memuat informasi mengenai kalkulasi dari proses pembelian dan bagaimana pembayaran tersebut dilakukan. Pada umumnya, metode penagihan dilaksanakan sesuai dengan perjanjian yang sebelumnya telah disepakati di awal.
Fungsi selanjutnya dari invoice adalah dapat memudahkan proses pembukuan keuangan bisnis. Hal tersebut tentu akan berpengaruh juga pada pemantauan perkembangan bisnis yang akan menjadi jauh lebih efektif, karena disertai bukti-bukti pendukungnya.
Fungsi invoice yang terakhir adalah dapat dijadikan sebagai rujukan apabila ingin menjual barang tersebut kembali. Bahkan, dalam beberapa kasus, invoice juga dapat dijadikan sebagai garansi apabila terdapat ketidaksesuaian pada produk yang dikirimkan.

Perbedaan Nota dan Invoice

Selama ini, mungkin Anda sudah banyak mengenal bukti-bukti pembayaran, misalnya seperti kwitansi, nota, dan juga invoice.

Dari ketiganya, nota dan invoice adalah dua konsep yang seringkali disamakan pengertian, padahal sebenarnya keduanya memiliki beberapa perbedaan.

Perbedaan pertama dari nota dan invoice adalah dari segi definisinya. Nota merupakan tanda jual beli secara kontan, sebaliknya invoice artinya sebuah bukti pembayaran dari pemesanan barang yang sebelumnya telah dilakukan terlebih dahulu.

Selain dilihat dari definisinya, perbedaan nota dan invoice juga terletak pada segi kegunaannya. Pada umumnya nota dapat diterbitkan oleh siapa saja.

Dalam kata lain, badan usaha tidak kena pajak maupun bisnis perorangan bisa memanfaatkan bukti pembayaran ini sebagai tanda terima uang mereka.

Sementara itu, invoice adalah bukti pembayaran yang hanya bisa digunakan oleh perusahaan kena pajak.

Jenis-Jenis Invoice

Ada 3 kategori yang umumnya digunakan dalam sebuah bisnis suatu perusahaan. Apa saja di antaranya? Penjelasan selengkapnya mengenai jenis invoice adalah sebagai berikut.

1. Invoice Biasa

Invoice biasa umumnya banyak digunakan dalam transaksi sehari-hari yang bersifat sederhana. Bukti pembayaran ini umumnya memuat berbagai perincian item, mulai dari harga satuannya, jumlah, hingga total nominal yang harus dibayarkan.

2. Invoice Konsuler

Invoice konsuler merupakan bukti pembayaran yang diberikan ketika melakukan transaksi internasional.

Artinya, saat Anda melakukan aktivitas impor dan ekspor harus dilengkapi dengan invoice jenis ini.

Dalam praktiknya, invoice konsuler harus disahkan dan mendapat izin dari wilayah yang nantinya akan menerima impor serta kedutaan negara asal pengekspor.

3. Invoice Proforma

Apabila produk yang dibeli nantinya dikirimkan secara bertahap, maka invoice proforma lah yang nantinya akan digunakan.

Barulah setelah keseluruhan barang telah selesai dikirimkan, maka penjual akan mengganti bukti pembayarannya dengan invoice biasa.

Cara Membuat Invoice

Nah, setelah memahami apa itu invoice, kini sudah saatnya Anda mengetahui bagaimana cara membuatnya juga.

Beberapa tahapan yang perlu dilakukan dalam proses pembuatan invoice adalah sebagai berikut.

Menyisipkan logo dan nama perusahaan pada bagian atas invoice
Berikan ruang untuk menuliskan identitas dari pembeli maupun penjual
Buatlah tabel yang berisikan nomor, nama produk, deskripsi, jumlah, harga satuan, diskon (bila ada), dan terakhir jumlah biaya keseluruhan
Masukkan juga kolom berisi PPN dan total bayar
Beri baris untuk catatan tambahan di bagian bawah tabel, jika memang dibutuhkan
Terakhir, jangan lupa beri keterangan tempat, waktu, tanda tangan, dan nama pembeli sebagai bukti pengesahan invoice.

Contoh Invoice

Sebagai gambaran, Berikut ini merupakan beberapa contoh invoice yang bisa Anda jadikan referensi ketika nanti ingin membuatnya.

Contoh invoice

Kini, Anda sudah memahami apa itu invoice dan fungsi pentingnya dalam bisnis maupun perusahaan. Tak terkecuali dalam bisnis properti, invoice adalah elemen penting yang harus diperhatikan demi ketepatan dalam proses pembayaran oleh pembeli.

Namun tenang saja, saat ini telah hadir Nimbus9 yang dapat membantu tenant melihat detail invoice berupa jumlah tagihan, pemakaian air & listrik, foto meteran air & listrik, serta tata cara pembayaran.

Semuanya dapat diakses dengan mudah melalui aplikasi Nimbus9 Tenant. Nimbus9 Tenant juga dapat melihat invoice bulan sebelumnya.

Proses yang terjadi secara otomatis dan praktis melalui aplikasi mobile membuat pengelolaan gedung dan keuangan lebih efisien. Apabila Anda ingin tahu lebih lanjut, jangan ragu menghubungi tim kami untuk berkonsultasi!