Pengelolaan keuangan merupakan salah satu bagian penting dalam operasional gedung atau properti. Setiap hari, tim finance dan accounting perlu menangani berbagai transaksi, mulai dari tagihan sewa, IPL atau service charge, listrik dan air, hingga biaya operasional gedung.

Semakin besar properti yang dikelola, semakin banyak pula data yang harus dicatat dan dipantau. Jika proses masih dilakukan secara manual menggunakan spreadsheet, pekerjaan finance dapat menjadi lebih kompleks dan membutuhkan waktu lebih banyak.

Oleh karena itu, penggunaan aplikasi accounting untuk gedung dapat membantu perusahaan mengelola transaksi dan data keuangan secara lebih terstruktur.

Apa Itu Aplikasi Accounting untuk Gedung?

Aplikasi accounting untuk gedung adalah sistem yang membantu proses pencatatan, pengelolaan, dan monitoring transaksi keuangan dalam sebuah properti.

Berbeda dengan pencatatan menggunakan spreadsheet, aplikasi memungkinkan data keuangan dikelola dalam satu sistem yang lebih terpusat. Tim finance dapat memantau tagihan, pembayaran, pendapatan, pengeluaran, hingga laporan keuangan dengan lebih mudah.

Dalam pengelolaan properti, data accounting juga berkaitan erat dengan informasi tenant. Misalnya, data kontrak dapat menjadi dasar pembuatan tagihan, sementara pembayaran tenant perlu dicatat untuk mengetahui status transaksi.

Oleh sebab itu, aplikasi accounting yang digunakan untuk properti idealnya tidak hanya berfungsi sebagai alat pencatatan, tetapi juga dapat terintegrasi dengan aktivitas pengelolaan gedung lainnya.

Tantangan Pengelolaan Keuangan Gedung Secara Manual

Penggunaan Excel atau spreadsheet memang dapat membantu pencatatan keuangan. Namun, ketika jumlah tenant dan transaksi semakin banyak, terdapat beberapa tantangan yang mungkin muncul.

1. Banyak Transaksi yang Harus Dicatat

   Gedung dapat memiliki berbagai jenis transaksi, seperti sewa, IPL, listrik, air, deposit, hingga biaya operasional. Seluruh transaksi tersebut perlu dicatat secara akurat agar kondisi keuangan dapat dipantau dengan baik.

2. Risiko Kesalahan Pencatatan

   Proses input manual dapat meningkatkan risiko kesalahan, seperti salah memasukkan nominal, tanggal transaksi, atau data tenant. Penggunaan banyak file juga dapat menyebabkan data tidak sinkron.

3. Sulit Memantau Pembayaran

   Tim finance perlu mengetahui tagihan yang sudah dibayar, belum dibayar, maupun masih memiliki sisa pembayaran. Jika monitoring dilakukan secara manual, proses pengecekan dapat membutuhkan waktu lebih lama.

4. Pembuatan Laporan Lebih Lama

   Data yang tersebar di berbagai spreadsheet perlu dikumpulkan dan diperiksa kembali sebelum digunakan untuk membuat laporan. Hal ini dapat memperlambat proses pelaporan kepada manajemen.

Manfaat Menggunakan Aplikasi Accounting untuk Gedung

Aplikasi accounting dapat membantu menyederhanakan proses keuangan dan mengurangi ketergantungan pada pekerjaan manual. Berikut beberapa manfaatnya.

1. Data Keuangan Lebih Terpusat

   Seluruh transaksi dapat dikelola dalam satu sistem sehingga tim finance lebih mudah mencari dan memantau informasi yang dibutuhkan.

2. Mempermudah Pengelolaan Tagihan

   Aplikasi dapat membantu mengelola billing dan tagihan tenant secara lebih terstruktur. Tim juga dapat memantau transaksi yang telah dibayar maupun yang masih outstanding.

3. Mengurangi Pekerjaan Manual

   Dengan proses yang lebih terorganisir, tim finance dapat mengurangi pekerjaan administratif yang berulang dan mengalokasikan lebih banyak waktu untuk pengecekan serta analisis.

4. Mempermudah Monitoring Keuangan

   Informasi transaksi yang tersusun dalam sistem membantu manajemen memperoleh gambaran kondisi keuangan dengan lebih cepat.

5. Mempercepat Pelaporan

   Data yang sudah terorganisir dapat mempermudah proses penyusunan laporan dan evaluasi keuangan gedung.

Fitur yang Perlu Ada dalam Aplikasi Accounting Gedung

Sebelum memilih aplikasi, perusahaan perlu mempertimbangkan fitur yang sesuai dengan kebutuhan pengelolaan properti. Beberapa di antaranya adalah:

1. Billing dan Invoice Management

   Membantu mengelola berbagai jenis tagihan tenant secara lebih terstruktur.

2. Payment Tracking

   Memudahkan tim memantau status pembayaran dan outstanding.

3. Partial Payment

   Mendukung pencatatan pembayaran sebagian sehingga sisa tagihan tetap dapat dipantau.

4. Pencatatan Pendapatan dan Pengeluaran

   Membantu mengelola transaksi pemasukan dan pengeluaran operasional gedung.

5. Laporan Keuangan

   Menyediakan informasi yang dapat digunakan untuk monitoring dan evaluasi keuangan.

6. Integrasi Data Tenant

   Menghubungkan informasi tenant dengan kontrak, billing, dan pembayaran sehingga mengurangi proses input ulang.

7. Dashboard Keuangan

   Memberikan gambaran informasi keuangan dalam satu tampilan agar lebih mudah dipantau.

Aplikasi Accounting untuk Gedung vs Excel

Excel tetap dapat digunakan untuk membantu proses pencatatan dan pengolahan data. Namun, ketika transaksi dan jumlah data semakin besar, perusahaan mungkin membutuhkan sistem yang lebih terstruktur. Berikut perbandingannya dalam bentuk tabel.

Pilihan antara Excel dan aplikasi tentu bergantung pada kebutuhan perusahaan.

Untuk pengelolaan dengan jumlah transaksi yang masih terbatas, spreadsheet mungkin masih dapat digunakan. Namun, ketika kompleksitas operasional meningkat, sistem accounting dapat membantu menciptakan proses yang lebih efisien.

Kelola Keuangan Gedung dengan Nimbus9

Pengelolaan accounting akan semakin efektif apabila data keuangan dapat terhubung dengan tenant management dan aktivitas operasional gedung.

Nimbus9 merupakan platform property management yang membantu pengelola mengelola berbagai aktivitas gedung dalam satu sistem, termasuk kebutuhan accounting dan finance.

Melalui Nimbus9, perusahaan dapat mengelola billing, pembayaran tenant, monitoring transaksi, hingga pencatatan partial payment secara lebih terstruktur. Integrasi dengan data tenant juga membantu mengurangi proses perpindahan informasi secara manual.

Bagi perusahaan yang mengelola properti dengan jumlah tenant dan transaksi yang semakin kompleks, sistem terintegrasi seperti Nimbus9 dapat menjadi solusi untuk membantu pengelolaan keuangan dan operasional gedung secara lebih efisien.